|
Visma Flyt Samspill- Instruks for fullelektronisk arkiv § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem - Riksarkivarens forskrift: § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem I Malvik kommune er det lokale adminstratorer som er systemeier og som sammen med IT-leder har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av systemet. 2a) Brukerrettigheter Tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i Samspill gjøres av lokale administratorer eller koordinator for de enkelte plangruppene. Det tildeles brukerrettighet til plandeltagere ved opprettelse av planer eller endring i gruppens sammensetning. Alle plan deltagere kan melde om behov for endring i brukerrettighet. 2b) Roller Planeier
- Inkludering nye deltager-samtykke
- Under 16 år-foresatte samtykker
- Inkluderes aktivt i prosessen
Lokal administrator
- Overordnet ansvar
- Registrer nye koordinatorer i løsningen
- Justere tilganger
- Etablerer aktuelle maler
- Rapport/statestikk
- Oppfølging koordinatorer
- Legge til rette rutiner/prosedyrer
Koordinator
- Etablerer plan
- Anordner digitalt samtykke
- Gjennomgår Samspill med deltagere i planen
- Leder prosessen i samarbeid med øvrige deltagere
Foresatte
- Samtykker om planeier er under 16 år
- Samtykker om planeier ikke har samtykkekompetanse
- Sentral rolle i prosessen
Tjenesteytere
- Arbeider i hjelpeapparatet
- Aktiv deltager i planen
- Rettigheter
Øvrige plandeltakere
- Eksterne deltagere utenfor hjelpeapparatet
- Rettigheter i henhold til samtykke
2c) Signering og digital signatur Det loggføres digitalt hvem som har arbeidet med planen, samspill har ingen signering utover dette. Samspill krever autentiseres på sikkerhetsnivå 4. 2d) Kvalitetssikring Auto-arkivering sørger for at planen arkiveres, når en av disse kriteriene oppfylles:
- Når 1 måned har gått siden forrige arkivering.
- En koordinator er fjernet fra planen
- Planen settes til inaktiv
- Planen slettes
- Et nytt digitalt samtykke blir aktiv
Samtlige planer arkiveres minst en gang hver måned, og oftere hvis de andre kriteriene inntreffer. Super Administrator kan endre hvor hyppig arkivering skal skje. 2e) Registrering, journalføring og arkivering Auto-arkivering sørger for at planen arkiveres, når en av disse kriteriene oppfylles:
- Når 1 måned har gått siden forrige arkivering.
- En koordinator er fjernet fra planen
- Planen settes til inaktiv
- Planen slettes
- Et nytt digitalt samtykke blir aktiv
En PDF vil bli bygget opp og lagt til i arkivmappen. PDF-en vil inneholde alt i planen (inkludert navn / kontaktinformasjon til plandeltakere), med unntak av:
- kalenderhendelser
- dokumenter
- fullstendig slettede meldinger (hvis en melding er delvis slettet, f.eks. slettet i en innboks, men fortsatt finnes i en sendt mappe, arkiverer vi den)
Alle PDF-er lastet opp til dokumenter vil bli arkivert som separate PDF-er, med mindre den samme identiske PDF-filen allerede finnes i arkivmappen, da hopper arkivering over den. 2f) Rutiner som definerer ansvar for: Fordeling av dokumenter Planeier er som eier i planen avgjør hva som skal ligge i en plan. Koordinator har ansvar for å bistå planeier i arbeidet. Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger Retting av uriktige registreringer gjøres snarest mulig etter at feil er oppdaget. Feilen rettes av lokal administrator. Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter Koordinator har ansvar for å avslutte planer som ikke lengre er aktive Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette Planen er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1. ledd nr. 1. 2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 4a) Lagringsmedier og arkivformat Visma Flyt har en godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Arkiverte planer blir konvertert til PDF-A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Skannede dokumenter blir PDF-A format. 4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir Auto-arkivering sørger for at planen arkiveres, når en av disse kriteriene oppfylles:
- Når 1 måned har gått siden forrige arkivering.
- En koordinator er fjernet fra planen
- Planen settes til inaktiv
- Planen slettes
- Et nytt digitalt samtykke blir aktiv
En PDF vil bli bygget opp og lagt til i arkivmappen. PDF-en vil inneholde alt i planen (inkludert navn / kontaktinformasjon til plandeltakere), med unntak av:
- kalenderhendelser
- dokumenter
- fullstendig slettede meldinger (hvis en melding er delvis slettet, f.eks. slettet i en innboks, men fortsatt finnes i en sendt mappe, arkiverer vi den)
Alle PDF-er lastet opp til dokumenter vil bli arkivert som separate PDF-er, med mindre den samme identiske PDF-filen allerede finnes i arkivmappen, da hopper arkivering over den. 4c) Konvertering og papirkassasjon Plan finnes kun i digital versjon 4d) Periodisering og vedlikehold Alle data ligger på SAN(Storage Area Network) og vårt SAN er levert av HP og heter 3Par. Alle diskene er SSD (Solid State Disk) Diskene er satt opp med redundans slik at systemene lever videre om en disk går i stykker og kan skiftes under full drift. SSD diskene har ingen bevegelige deler og er ekstremt raske og driftssikre. Våre rutiner og praksis er i tråd med det som anbefales av våre leverandører og etter «beste praksis». 4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet Det er tilgangsstyring i samspill, slik at ingen har tilgang til mer enn de plangruppene de er medlemmer i. Lokale administratorer har tilgang til det de har behov for å utføre sitt arbeid. Alle tilganger i Samspill tildeles av lokal administrator eller koordinator for de enkelte gruppene. § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning Plan finnes kun i digital versjon |
