Kommunalsjefer har ansvar for arkivet på sin avdeling og har følgende ansvar:

• Sikre at saker behandles etter gjeldende lovverk, samt at saker og dokumenter blir forskriftsmessig bevart for ettertiden.
• Sikre at Arkivtjenesten til enhver tid har riktig oversikt over saksbehandlere og aktive saker.

• ansvar for at nye saksbehandlere får opplæring og oppfølging.
• daglige ansvaret for å følge med på saksbehandlernes arbeid i sak-arkivsystemet. 
• ansvar for at saksbehandler ved avslutning av et arbeidsforhold har oversikt over ikke avslutta saker blir overført til andre som jobber med saken videre. Saksbehandler har ansvar for å rydde i saker og dokumenter før avslutting av arbeidsforholdet. 
• ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrer.

Følgende må følges opp kontinuerlig

• Saksbehandler skal gjennomgå restanseliste med sin leder.
• Saksbehandler skal gjennomgå dokumenter i status R og saksmapper i B
• Ved avslutting av arbeidsforholdet skal de sakene som ikke er avslutta gjennomgås slik at de evt. kan overføres til andre.
• Saker som skal avsluttes behandles av saksbehandler og leder. Settes riktige statuser på saksmapper.
• Leder er ansvarlig for at papirarkivene på sin avdeling blir ryddet og ajourført etter gjeldende rutiner og regler. 

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner.