Følgende dokumentasjon skal som minimum bevares

Jf. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift). Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunale arkiv skapt etter 1950, § 7-31:

a)     Kommunens landbruks- og skogbruksstrategier, inkl. kommunens arbeid med miljøregistreringer i skog 

b)     Strategier og retningslinjer for bruk av midler til rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket

c)     Saker vedrørende konsesjon eller endret bruk av landbrukseiendom, herunder tillatelse til nydyrking, omdisponering av dyrket og dyrkbar mark, deling av landbrukseiendom og bo- og driveplikt 

d)     Saker vedrørende bygging av landbruksvei og skogsbilvei 

e)     Saker vedrørende hogst i verneskoger.

Merknad:

Regelverket sier at kommunens ”strategier og retningslinjer” skal langtidsbevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken; for eksempel strategien eller retningslinjene, hele saken må bevares for at kommunens prioriteringer og vurderinger på området skal dokumenteres for ettertiden.

Innen landbruk er det en rekke offentlige støtteordninger.  Kommunen er vedtaksmyndighet i mange av tilskuddsordningene. Kommunen kan også ha en kontrollfunksjon i ordninger som administreres av fylkesmannen og Landbruksdirektoratet.  Saksbehandlingen skjer som regel på flere forvaltningsnivåer i fagsystemer som eies av Landbruksdirektoratet (tidligere Statens landbruksforvaltning). Ordningene er detaljregulert av forskrifter som endres hyppig.

Saksbehandlingen er rutinepreget og forutsigbar. Det er fattet bevarings- og kassasjonsvedtak for alle fagsystemer i Statens landbruksforvaltning (nåværende Landbruksdirektoratet), og grunntanken er at bevaringsverdigdokumentasjon hentes fra fagsystemene i Landbruksdirektoratet.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres i kommunen:

• søknader om miljøtilskudd
• tilskudd til avløsning ved sykdom
• tilskudd til avløsning ved ferie og fritid
• tildeling av produksjonstilskudd
• tilskudd til organisert beitebruk
• nærings- og miljøtiltak i skogbruk 
• spesielle miljøtiltak i jordbruket
• miljøtilskudd
• tilskudd ved avlingsskader
• tildeling av melkekvoter
• autorisasjon for kjøp og bruk av plantevernmidler
• miljøplaner som sendes inn av mottakere av produksjonstilskudd

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale arkiv:

Retningslinjene fra 1986 omtaler ikke landbruk. I følge retningslinjene fra 1987 skulle saker vedrørende skogvern og skogreising bevares. Det samme gjaldt konsesjonssaker. For øvrige saksområder innen jordbruk, skogbruk og bureising samt husdyr, reindrift og dyrevern skulle ett eksemplar av egenproduserte regler og utredninger bevares, mens rutinemessig korrespondanse kunne kasseres etter 10 år.

Det er ikke store endringer fra retningslinjene fra 1987 mht. krav til bevaring. Det er krav til noe mer bevaring på enkelte områder i gjeldende regelverk. Mens konsesjonssaker skulle bevares i retningslinjene fra 1987, skal både saker vedrørende konsesjon eller endret bruk av landbrukseiendom, herunder tillatelse til nydyrking, omdisponering av dyrket og dyrkbar mark, deling av landbrukseiendom og bo- og driveplikt langtidsbevares i det nye regelverket.