Generelt:

Postbehandlingen er første leddet i arkivdanningsprosessen, og langt på vei bestemmer kvaliteten i informasjonsflyten. Postbehandlingen er dermed en sentral del av dokumentbehandlingen og funksjonen skal derfor organiseres som en del av arkivtjenesten. Ved bruk av elektronisk post er det spesielt viktig å integrere denne med elektroniske fag/sakssystemer.

Det er derfor nødvendig å ha tenkt gjennom de ulike ledd i postbehandlingsprosessen, fra postmottaket til arkiveringen, og etablere gjennomtenkte og rasjonelle rutiner som sikrer en bevisst bruk av dokumentasjonen som ressurs. Gjennom postbehandlingen legger en grunnlaget for oversikt og kontroll med hvor dokumentasjonen til enhver tid befinner seg i virksomheten og sørger for at det er relevant dokumentasjon som tilflyter saksbehandler når det er behov for den.

Arbeidsområdene som inngår i behandlingen av post og saksdokument inndeles her i behandling av inngående dokumenter, oppfølging/saksbehandling og behandling av utgående dokumenter.

 Behandling av inngående post:

• Postmottak og dokumentfangst

  • Det er viktig at det er rutiner som fanger opp all inngående og utgående korrespondanse, og som sørger for at denne blir brakt til arkivtjenesten til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personlig levert post, post til styrer og utvalg, osv. Dokumentfangst er et begrep som enkelte bruker for å betegne dette.

    Det er viktig at en har kontroll over den elektroniske datafangsten. Elektronisk sakspost skal journalføres i tråd med bestemmelser i lov og forskrifter på lik linje med ordinær brevpost.

    Melhus kommune har et sentralisert postmottak som har ansvaret for mottak av post. Ingen dokumenter bør gå direkte fra avsender til saksbehandler. Bare slik er en sikret at posten går mellom virksomheter og ikke mellom personer.

• Sortering og åpning av post

  • Selv om det kan være et eget postmottak i virksomheten må arkivtjenesten ha kontroll med åpning og sortering. Det er viktig at det er den tjenesten som skal registrere posten som åpner og sortere denne slik at kontrollfunksjonen mellom åpning og registrering ikke svekkes. I det offentlige er det pålagt at all inngående post skal leveres uåpnet til arkivtjenesten. Den elektroniske posten må behandles etter retningslinjer som sikrer sortering og registreringen av denne på samme måte som den øvrige posten.

    Under åpningen er det viktig at en har klare retningslinjer som sikrer post som skal beskyttes ut fra spesielle hensyn, av sikkerhetsgrunner eller ut fra lovbestemt taushetsplikt. Dette kan eksempelvis være verdipost, gradert post og anbud. Samtidig er det viktig å ha klare rutiner for post til styrer og utvalg og personlig adressert post.

    • Gradert post og post unntatt offentlighet skal behandles varsomt slik at denne ikke kommer uvedkommende i hende.
    • Anbud mottas av arkivtjenesten. Denne åpnes først etter anbudsrunden av den virksomhet som er mottaker.
    • Personlig adressert post er kjennetegnet ved at personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Dersom stillingsbetegnelse er påført før navnet regnes det oftest som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottagers navn står foran virksomhetens. Personlig post sorteres vanligvis ut og bringes uåpnet direkte til adressaten. Dersom det viser seg at det er tjenestepost, skal den bringes umiddelbart til arkivet for registrering.

    I sorteringsfunksjonen er det viktig å skille mellom arkivverdig sakspost og arkivuverdig informasjonspost. Arkivbegrensning betyr at en skiller ut meldinger, orienteringer, reklame og annet materiale som ikke er gjenstand for saksbehandling og som ikke har dokumentasjonsverdi for virksomhetens gjøremål. Slike dokumenter skal ikke journalføres eller arkivlegges, men kan fordeles direkte til rette vedkommende.

• Stempling og klassering

  • All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til journalen. Stemplet skal minst ha følgende rubrikker: navnet på organet, saks- og dokumentnummer (journalnummer) og journalføringsdato. Det er bare papirbaserte dokumenter som stemples og påføres registeropplysninger.

    Papirbasert post som registreres i et Noark-basert elektronisk system stemples kun med mottatt dato. E-post registreres alltid med meldingstekst for å dokumentere mottatt dato.

    Å påføre dokumentet en dekkende arkivkode etter de ulike klassifikasjonssystemer som er i bruk kalles gjerne for klassering. Kodesystemene skal bygge på allment godkjente prinsipper og systemer for arkivering. Sakarkivet i kommunen klassifiseres etter K-Koder (Kommunens arkivnøkkel). Dokumenter som tilhører samme sak skal arkivlegges samlet innenfor det emnet i arkivnøkkelen saksområdet hører hjemme. Fagsystemer og andre arkivserier som er skilt fra saksarkivet som spesialarkiver kan ha ulike fagkoder. Dette vil ofte være tilfelle for objektrelatert dokumentasjon som er arkivert på koder som identifiserer objektet som f.eks. fødselsnummer.

• Registrering

  • I offentlige virksomheter skal alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven (§2) regnes som saksdokumenter registreres i journalen dersom de undergis saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi (arkivforskriften §2-6). Journalen for saksposten kalles gjerne for brevjournal, postjournal eller løpende journal, for å skille denne fra andre journaler som klientjournaler, pasientjournaler eller vaktjournaler.

    For offentlige virksomheter finnes det klare minimumsbestemmelser i §2-7 i arkivforskriften om hvilke registreringsfelt en postjournal skal og bør inneholde:

    • journalføringsdato
    • saks- og dokumentnummer (journalnr. i papirbaserte journaler)
    • sender og/eller mottaker
    • opplysninger om sak, innhold eller emne
    • datering på dokumentet
    • arkivkode (etter arkivnøkkel)
    • ekspedisjons- eller avskrivingsdato
    • avskrivingsmåte

    I tillegg anbefales det i arkivforskriften å ha med opplysninger om:

    • saksbehandler
    • behandlingsfrister
    • og andre opplysninger som er nyttige i den interne saksoppfølgingen

    Dokumenter som tilhører samme sak, skal i journalen knyttes i hop med felles saksnummer eller annen tilvisning.

    Når vi skal registrere informasjon er det viktig at vi velger registre og metoder som er funksjonelle når det gjelder å beskrive dokumentasjonen. Dette med tanke på oversikt, behandlingskontroll og entydig gjenfinning. Samtidig skal en ivareta krav om offentlighet, innsyn og personvern i tråd med lovverket. Det bør være klare føringer på hvilke inn- og utgående dokumentasjon som skal registreres i brevjournalen og hva som eventuelt kan føres i egne fagsystemer. Adgangskontrollen til journalen må styres og reguleres gjennom klare bestemmelser om registreringstilgang og lesetilgang.

    Noen fører enda papirbaserte journalark eller protokoller. I papirbaserte (manuelle) journaler er det vanligst å føre en fortløpende nummerering av dokumentene innefor hvert år. Dette unikt løpenummer (journalpostnr/årstall) også kalt journalnummer, identifiserer det enkelte dokument. Dokumenter som hører til samme saksforløp, kan lenkes (kobles) sammen med henvisninger til hverandres løpenummer i journalen. I stedet for slike kronologiske journaler kan en bruke egne sakskort (journalkort). Her registreres alle dokumenter som tilhører samme sak fortløpende på samme sakskort under et felles saksnummer.

    Husk, det er viktig at alle arkivverdig dokumenter fanges opp i registreringen. Det er ikke oversendelsesmåten, om brevet er papirbasert, på et elektronisk medium osv. som avgjør om det er arkivverdig og skal registreres, men innholdet.

• Fordeling

  • Det er viktig å ha effektive rutiner som sørger for at tilgjengelig og relevant informasjon når rette vedkommende. (Dette gjelder også informasjon som i utgangspunktet er arkivuverdig, som rundskriv, reklame, brev med kortvarig informasjonsverdi osv.)

    Arkivuverdig post fordeles direkte til saksbehandlere der det er naturlig. Reklame ol. kan kastes.

    Arkivverdig post registreres i sak- eller fagsystem og slik fordeles til saksbehandler eller avdeling. Saksbehandler har så ansvar for å informere andre saksbehandlere ved å tildele kopi der det er nødvendig.

    For å oppfylle krav om offentlighet, innsyn og personvern, skal det i tillegg utarbeides en offentlig postliste/offentlig journal. Opplysninger unntatt offentlighet må være sladdet, anonymisert eller avskjermet etter gjeldende regelverk. Lovparagraf for dette skal være påført.

 Oppfølging av saksbehandlingen:

Når posten er fordelt, må en sikre at den videre dokumentbehandlingen blir styrt. I det minste må saksbehandler kontrollere at dokumentene er lesbare, saksnummer, arkivkode og unntak fra offentlighet. Eventuelle endringer skal meldes til arkivet. Det samme skal gjøres dersom saksbehandler overleverer saken til en annen.

For kommunens sak- og arkivsystem ESA vil arkivet ha en løpende oppfølging ved å utstede restanselister (oversikt over alle dokumenter som ikke er avskrevet/besvart eller ferdigstilt) 2-4 ganger i året. Disse sendes virksomhetsleder som så følger opp sine ansatte.

I de ulike fagsystem må virksomhetsleder påse en løpende oppfølging.

 Arkivrutiner for saksbehandler:

Saksbehandler har ansvar for at all arkivverdig korrespondanse registreres i aktuelle sak-/fagprogram.  Det er viktig å minne om at saksbehandling ikke skal foregå utenfor de systemer som er opprettet for dette. Dersom arkivverdige dokumenter mottas direkte, enten i form av personlige brev eller elektronisk post , skal disse arkiveres.

Utlån fra papirarkiv: Når dokumentet / saken er ferdigbehandlet skal materialet leveres tilbake til arkivet. Utlånt materiale skal leveres tilbake i samme orden som det kom. Mappen skal være renset for eventuelt arkivuverdig materiale som har kommet til under saksbehandlingen. Saksbehandler har ansvar for å holde sakens dokumenter samlet. Ved lån av mapper fra papirarkiv skal det alltid legges igjen et utlånskort som viser hvem som har lånt mappen og når.

 Sluttbehandling og arkivering:

Saksdokumenter i det offentlige kan bare lagres elektronisk dersom det blir nyttet systemer, rutiner og formater som er godkjent av Riksarkivaren for dette.  Elektroniske fagsystem kan være koblet opp mot en Noark-kjerne som ivaretar disse kravene.

For å ivareta dokumentasjonen for all ettertid skal denne leveres til depot for oppbevaring. For systemer som ivaretar dokumentasjonen elektronisk tas uttrekk av arkivverdig data.