Det vises til Riksarkivarens forskrift, kap. 4 om periodisering. (Ikrafttredelse 01.01.2018)

Saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skal skilles ut fra dagligarkiv (aktivt arkiv= A) og plasseres i bortsettingsarkiv (=B).

Formål: Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen.

Periodisering er en kontrollert og systematisk overføring av avsluttede saker fra daglig arkiv til bortsettingsarkivet. Periodeskille foregår vanligvis på to måter - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom de ulike arkivene og hva som er grunnlag for periodedelingen.

Metoden avhenger av årsaken til at man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert journal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal. 

Arkivtjenesten er ansvarlig for å gjennomføre periodedelingen.

Saksarkiv / Emnearkiv

Ved ny valgperiode (hvert 4. år) bør saksarkivet periodiseres med en overgangsperiode på 1-2 år. Periodiseringen følger kalenderåret.

I det fysiske arkivet skal følgende fremgangsmåte brukes

Det skal settes en dato for skille (D), og opprettes ett nytt tomt saksarkiv med emne klar til bruk

• Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet
• Dersom en sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet
• Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D som det ikke har vært aktivitet i avsluttes, (de skal også pakkes ned og settes vekk i tilfeller der det finnes fysisk arkiv). Det skal deretter utarbeides en avleveringsliste over disse sakene.

I journalsystem basert på Noark 4 standard skal fremgangsmåte for periodedeling fra leverandøren følges. Periodeskille i journalsystemet skal gjøres parallellt med det fysiske periodeskillet

• Rutiner for saksavslutning må være fulgt i perioden
• Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
• Det skal samtidig opprettes en arvtager med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtageren.
• De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden er aktive saker og vil automatisk bli overført til arvtageren.
• Når overlappingsperioden er slutt, skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk.

I forbindelse med større endringer i journalen (ny arkivnøkkel, nytt journalsystem) eller i arkivorganiseringen skal det settes skarpt skille i saksarkivet dersom data fra eldre systemer ikke kan/skal konverteres. Fremgangsmåten for slikt skille er

• Dato for periodeskille D skal settes og nytt saksarkiv klargjøres
• Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er under behandling
• Nye saker eller saker som er aktive skal opprettes i nytt arkiv med nye saksmapper
• Det skal lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe.
• Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved ny saksmappe til saken er endelig avsluttet

I journalsystem basert på Noark-5-standard omfattes de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Det omfatter møtebøker, vedtaksprotokoller, postjournal og saksarkiv samtidig.

Når en periode avsluttes i elektronisk journal og evt. tilhørende elektronisk arkiv, skal databasen reorganiseres slik at alle saker som hører til den avsluttede perioden, bli skilt ut.  Dette kan gjøres ved å ta sakene fra den avsluttede perioden ut av basen, eller ved å la de utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen, jfr. RA forskrift, §§ 4-4 og 4-5.

Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv, klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene.  

Arkivdelene objektarkiv skal periodiseres enkeltvis etter en individuell vurdering. Det er viktig å ta hensyn til at sakene i objektarkivet kan være aktuelle selv om de har vært avsluttet i lang tid.

Fysisk arkivdel/objektarkiv skal periodiseres på følgende måte

• Det aktive arkivet skal speiles i ett bortsettingsarkiv med tilsvarende arkivdel/objekt
• Avsluttede saker eller arkivdeler/objekt skal overføres umiddelbart eller årlig
• Når objektarkivet skal avleveres, skal bortsettingsarkivet og det aktive arkivet slås sammen

I journalsystem basert på Koark og Noark 4 standard skal en la journalperioden gå over flere fysiske arkivperioder. Følgende fremgangsmåte skal brukes

• Rutiner for saksavslutning må være fulgt i perioden
• Det skal lages referanse i journalen for alle saker som er flyttet til bortsetting

Skarpt skille

Skarpt arkivskille skal foretas dersom det er større endringer i arkivet, for eksempel:

• Skifte av ordningsprinsipp i et arkiv. F.eks. når man skifter arkivnøkkel i et saksarkiv, og den versjonen man går over til er en helt annen, eller en versjon som har dyptgripende strukturelle forskjeller fra den eksisterende. (For nye versjoner som bare inneholder utvidelse eller supplement, trenges ikke skarpt arkivskille.)
• Ved opphør av arkivskapende enheter
• Ved omorganisering av virksomheter, der omorganiseringen er betydelig.
• Ved overføring av oppgaver til eller fra andre organer (F.eks. fra fylke til kommune og omvendt, til IKS'er, interkommunale selskap o.a.) Arkivansvar ved interkommunalt samarbeide må for øvrig avtalefestes i samarbeidsavtalen, og arkivfaglige spørsmål som f.eks. eventuelt behov for skarpt skille må avklares.
• Ved større endringer av oppgaver hos en virksomhet, der det er snakk om at arkivskaperenens arbeidsoppgaver og dokumentasjonskrav for disse er vesentlig forandret.
• Ved innføring av nye elektroniske systemer eller teknologi som er grunnleggende forskjellige fra tidligere. Avgjørelse om evt. skarpt arkivskille her gjøres av arkivleder.

Skarpt arkivskille foretas ved at det settes sluttstrek i arkivene ved de aktuelle datoene for endringene og at det etableres nytt arkiv for den nye organisatoriske enheten og et nytt sakarkiv ved ny nøkkel.

Skarpt arkivskille skal synliggjøre arkivets proveniens. Saker som fortsetter fra gammelt til nytt skal avsluttes helt i gammelt arkiv, og ny sak opprettes i nytt arkiv. Dersom man har bruk for dokumenter i den gamle saken, kan disse legges som kopier i den nye, men originalene må ikke fjernes fra den gamle. Kopien journalføres i så fall på nytt. Datoer og registre (journal) skal stemme med dato for endringen. Det kan eventuelt også legges henvisninger mellom gammel og ny sak i slike tilfeller.

Ved omlegging grunnet ny arkivnøkkel, må dokumentene som overføres til ny periode (som kopi) klasseres om med ny kode. Den nye koden registreres i gammel journal, og dokumentene registreres som overført til ny periode.

Ved organisatoriske endringer må det vurderes om løpende saker skal overføres til den nye virksomheten.

Skarpt periodeskille skal også brukes ved overgang fra papirbasert journal til elektronisk journalføring.

Overlappingsperiode (mykt skille)

Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-5 standarden. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en ovelappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden.

Framgangsmåten er som følger:

• Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv.
• Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet.
• Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet.
• Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene.
• Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
• Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren.
• De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i ovelappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker.
• Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk. Dette gjøres i samarbeid med IKA.

Bortsetting

Avsluttede saker fra siste arkivperiode skal skilles ut, (og for fysiske arkiv pakkes i arkivbokser) og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodedeling.

• Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden overføres til bortsettingsarkiv.
• Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensning og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.
• Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkivVed overføring til bortsettingsarkiv skal de enkelte arkivstykkene (esker, pakker, protokoller, etc.) merkes tydelig med navnet på organet/journalenheten som har skapt arkivet, innhold (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.
• Arkivavgrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende bestemmelser og retningslinjer.
• En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Fysiske saker til kassasjon bør samles i egne bokser og merkes med arkivskaper, innhold og kassasjonsår.
• Det skal lages ei nummerisk liste over det materialet som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt.

Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:

• navn på kommune
• navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling)
• arkivdel (kopibok, saksarkiv osv.)
• innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
• tidsrom arkivmaterialet omfatter
• nummerering av arkivstykkene

Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt.