Reservasjonskontroll

• PAS skal se til at journalposter med status R-reservert eller Konsept og som er eldre enn 14 dager, og som er tomme, slettes (settes på "utgått/flyttet") fra ePhorte.
• PAS skal jevnlig sjekke menyen "alle utsjekkede dokumenter" , "alle utsjekkede møtedokumenter" og "alle utsjekkede behandlingsdokumenter". Saksbehandler som har utsjekkede dokumenter må få beskjed om å sjekke inn disse.
• Saksbehandlerne får kvartalsvis en liste over utgående journalposter som har status R før PAS kan  journalføre.
• Saker og dokumenter som er opprettet, men ikke tatt i bruk, skal slettes fra journalsystemet. Før sletting skal arkivtjenesten ta kontakt med saksbehandler for å få bekreftet sletting.

Forfallskontroll

• Arkivtjenesten skal utføre kontroll av at saksbehandler holder de behandlingsfrister som er gjeldende.

Restanselister/restansekontroll

• Arkivtjenesten skal 4 ganger pr år (mars, juni, september og desember) ta ut rapport over saker som ikke er ferdigbehandlet/avskrevet.
• Disse listene skal leveres til rådmannen og enhetslederen som er ansvarlig for at saksbehandler eller andre skal avskrive saken(e) og dokumentene.
• Enhetsleder eller andre med tilsvarende myndighet har ansvar for at det i god tid på forhånd blir tatt ut restanseliste for saksbehandler som skal slutte. Leder skal sørge for at eventuelle restanser blir avskrevet.

Utlånskontroll

• Arkivtjenesten skal sjekke utlånsliste i forhold til fysiske arkiver/arkivdeler to ganger årlig for å holde oversikt over arkivmateriale som midlertidig er utenfor arkivet. Dette gjelder spesielt for eiendomsarkivet, hvor det t.o.m. 2016 også ble opprettet fysiske saksmappe som samsvarer med elektroniske saksmapper.
• Utlån av fysiske arkivsaker registreres på utlånskort med navn på saksbehandler og dato for utlån.  Kortet settes på den aktuelle arkivkoden. Registreringen slettes ved retur av arkivsaken.