Periodisering med overlappingsperiode

•Opprett ny arkivdel som skal overta funksjonen til arkivdelen som går inn i en overlappingsperiode. Sett arkivstatus til A når inneværende arkivperiode utløper.

•I den opprinnelige arkivdelen skal du nå registrere den nye arkivdelen som arkivdelens arvtaker.

•I arkivdelen som går inn i overlappingsperioden, skal du sette på sperre for oppretting av nye saker og sette arkivstatus til O – Overlappingsperiode.

•   For alle brukere som skal ha adgang til å opprette nye saker, skal du endre arkivdel til den nye aktive arkivdelen under fanen Rolle slik at saker blir opprettet i korrekt arkivdel.

•Hvis det blir registrert nye dokumenter i en arkivdel som er i overlappingsperioden, vil sakens arkivdel automatisk endres til arkivdelens arvtaker.

•Senest ved utgangen av overlappingsperioden bør det gjennomføres en vurdering av om aktive saker bør avsluttes.

•Når overlappingsperioden utløper, skal du sette status på arkivperioden til B - Bortsatt og sette på sperre for oppretting av nye dokumenter.

Deretter skal tabelluttrekk og rapportuttrekk eksporteres og deponeres i virksomhetens arkivdepot.

Periodisering med skarpt skille

•Opprett ny arkivdel som skal overta funksjonen til arkivdelen skal settes bort.

•Flytt alle ikke avsluttede saker til ny arkivdel

•Avslutt opprinnelig arkivdel

I den opprinnelige arkivdelen skal du nå registrere den nye arkivdelen som arkivdelens arvtaker.

Periodisering av objektordnet arkivdel

•Opprett en arkivdel med samme egenskaper som den aktive arkivdelen. Dette innebærer at begge arkivdeler skal ha samme primære ordningsprinsipp og arkiveringsform (papir eller elektronisk).

•Bortsettingsarkivet skal ha status B for å forhindre at brukere tilknytter saker til arkivdelen.

•Avslutt saker fortløpende i den aktive arkivdelen.

•Når en ønsker å overføre avsluttede saker fra aktiv arkivdel, endres status for bortsettingsarkivet til A.

•Søk frem alle avsluttede saker i aktivt arkiv og endre arkivdel til bortsettingsarkiv ved hjelp av masseoppdatering.

•Sett deretter status på bortsettingsarkivet tilbake til B for å forhindre feilregistreringer.

Denne fremgangsmåte kan f. eks brukes når en har et personalarkiv for aktive ansatte og et for arkiv for bortsetting av personalmapper.