1.

FORMÅL

4.

ARKIVERING AV KLIENTMAPPER

2.

OPPRETTELSE OG REGISTRERING AV KLIENTSAK

4.1

Arkivering

2.1

Lovhjemmel og formål

4.2

Aktivt arkiv - mapper som er i bruk

2.2

Arkivordningen ved PPT-kontoret

4.3

Bortsettingsarkiv

2.3

Registrering av klient og opprettelse av klientmappe

4.4

Arkivdepot/IKA

2.4

Innhenting og kontroll av opplysningene

5.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

2.5

Journalnummer/registreringsnummer

6.

DEPONERING AV KLIENTMAPPER HOS INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND

2.6

Ordning av klientmappen

6.1

Tidspunkt for deponering

2.7

Oppbevaring av klientopplysninger. Sikring

6.2

Deponering

3.

UTLEVERING AV KLIENTOPPLYSNINGER

6.3

Forberedelse til deponering

3.1

Utlån av klientmapper

6.4

Pakking, merking og rensing av klientmapper

3.2

Utlevering av klientopplysninger

6.5

Tilbakelån

3.3

Partsinnsyn

6.6

Partsinnsyn etter deponering

3.4

Overføring av opplysninger

3.5

Oversendelse av opplysninger, telefaks og e-post.

1.

FORMÅL (Tilbake)
Formålet med denne instruksen er å etablere felles retningslinjer for opprettelse, registrering, arkivering og avlevering av klientmapper i PP-tjenesten i Rogaland, innenfor rammene gitt av gjeldende lover og forskrifter.

2.

OPPRETTELSE OG REGISTRERING AV KLIENTSAK (Tilbake)

2.1

Lovhjemmel og formål (Tilbake)
Klientregister/klientarkiv ved PPT-kontor er opprettet med hjemmel i Lov om behandling av personopplysninger av 01.01.2001. Her kreves det at den behandlingsansvarlige, dvs. leder for PPT-kontoret, melder fra til Datatilsynet senest 30 dager før behandlingen av personopplysningene starter. Det kreves ikke lenger konsesjon til slik behandling, selv om opplysningene regnes som personsensitive, fordi opplysningene blir gitt uoppfordret og fordi behandlingen skjer med hjemmel i Lov om grunnskolen og den vidaregående opplæringa av 30.06.2000.
I opplæringsloven heter det at hver kommune og fylkeskommune skal ha en pedagogisk-psykologisk tjeneste. Den pedagogisk-psykologiske tjenesten i en kommune kan organiseres i samarbeid med andre kommuner eller med fylkeskommunen. Tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. Den pedagogisk-psykologiske tjenesten skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.
Barn under opplæringspliktig alder som har særlige behov for spesialpedagogisk hjelp, har rett til slik hjelp etter opplæringsloven. Hjelpen kan knyttes til barnehager, skoler, sosiale og medisinske institusjoner og lignende, eller organiseres som egne tiltak. Hjelpen kan også gis av den pedagogisk-psykologiske tjenesten eller av en annen sakkyndig instans.

2.2

Arkivordningen ved PPT-kontoret (Tilbake)
PPT-kontoret skal som et offentlig organ følge vanlige offentlige arkivrutiner, slik de er beskrevet i Arkivloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. PPT-kontoret skal føre postjournal over innkommende og utgående korrespondanse, ha et saksarkiv for arkivering av administrative saker ordnet etter arkivnøkkel, vanligvis k-kodenøkkelen, og et klientarkiv for arkivering av klientsaker. Dessuten skal kontoret ha kopibok med kopi av all utgående korrespondanse, også klientposten. Kopibøker er i sin helhet unntatt offentlighet.

2.3

Registrering av klient og opprettelse av klientmappe (Tilbake)
Når en klient blir henvist fra skole, barnehage, helsesøster eller foreldre/foresatte, skal henvisningen registreres i postjournalen. Klienten registreres i klientregisteret, både det manuelle og det elektroniske om det finnes to registre, og det opprettes mappe på klienten i det fysiske arkivet. Mappene skal av sikkerhetshensyn alltid legges tilbake i arkivet etter bruk!

I klientregisteret kan man registrere følgende opplysninger på kort:

• journalnummer/registreringsnummer
• registreringsdato
• navn, adresse, tlf.nr.
• fødselsdato
• skole, barnehage, helsekontor
• henvisning mottatt dato
• henvist av
• dato for første kontakt med klient og/eller foreldre/foresatte
• utlånte eiendeler fra lekotek
• navn, adresse, tlf.nr. til foreldre/foresatte
• klassestyrers navn, kontaktperson i barnehage
• saksbehandlers navn

I klientjournalen/fellesarkivet kan i tillegg følgende registreres:

• hvordan klienten fungerer faglig, sosialt og psykisk - herunder forhold til andre
• helseopplysninger som kan ha betydning for funksjonsnivå og atferd
• religion
• etnisk/språklig bakgrunn/nasjonalitet
• skolegang
• tester/prøveresultater
• forslag til hjelpetiltak og hjelpetiltakene
• resultater som er oppnådd
• rapporter om behandlingsopplegg, også utenfor PP-tjenesten
• skolemodenhetsundersøkelser (rådgivning ved skolestart for underårige)
• meldinger fra skolen
• alkohol og narkotikamisbruk
• sosialanamneser
• rapporter/epikriser
• godkjente referat fra samtaler med klient/foresatte/andre
• arbeidshypoteser og vurderinger
• om søsken: kjønn og alder

Alt under 2.3 kan føres i fagsystem som f.eks. PPI, men må da tas ut på papir inntil godkjente fagsystemer tas i bruk. Egenadministrative saker anbefales først i kommunens felles sak/arkivsystem.
For hver klient skal det opprettes egen klientmappe i det fysiske arkivet. Klientmappens innehold: se også 2.6.

Dersom klienten eller foresatte ikke gir tillatelse til oppfølging av henvisning, eller tillatelse til å iverksette tiltak, skal klientmappen bevares slik at den kan dokumentere at det er gitt tilbud om tiltak som ikke ble tatt imot.

2.4

Innhenting og kontroll av opplysningene (Tilbake)

Opplysninger kan en innhente fra klienten selv, klientens foresatte og familie, klientens lærere, barnehage, andre skoler eller PPT-kontor. Om nødvendig kan man innhente opplysninger fra helsevesen, sosialvesen eller påtalemyndigheten.

Behandlingsansvarlig skal av eget tiltak rette eller supplere opplysninger som er uriktige eller ufullstendige, dersom feilen eller mangelen har betydning for den registrerte.

2.5

Journalnummer/registreringsnummer (Tilbake)
Klienten skal registreres med en unik arkivreferanse, vanligvis klientjournalnummer/registreringsnummer som skal fungere som en unik identifikasjon av klienten i klientregisteret i arkivet.

Nye klienter blir tildelt registreringsnummer ved innregistrering av henvisningen. Dette skjer automatisk ved bruk av elektronisk fagsystem. Registreringsnummeret skal påføres klientmappen, kortet, på korrespondansen og arkivdokument og knyttes til alle registreringer om klienten i elektronisk system.

Det er tilrådelig å registrere alle dokumenter om en klient, også interne, med dokumentnummer. Slik oppnås det fullstendig dokumentoversikt.

2.6

Ordning av klientmappen (Tilbake)
Det skal være en klientmappe på hver person som blir henvist. Det skal opprettes egne mapper på søsken som er klienter. Mappen skal være ordnet på følgende måte:

• mappeomslag med navn, fødselsdato og journalnummer/registreringsnummer
• journalomslag
• henvisning
• dokumentoversikt
• journalutskrift
• rapporter
• m.m.

Rosa omslag

• personlige notater
• tester
• m.m.

2.7

Oppbevaring av klientopplysninger. Sikring (Tilbake)
Datatilsynet anbefaler at PP-tjenesten sine edb-registre skal føres i lukkede system som ikke er delt med andre. Dette gjelder også for skrivere. Men det er intet i lovverket som tilsier at ppt-registre skal føres i et eget lukket system og ikke i kommunens sak/arkivsystem, men da under forutsetningen av at det benyttes adgangs/tilgangsbegrensninger.

Elektroniske fagsystemer skal være underlagt tilgangskontroll. Brukerne skal identifisere og autentisere seg med navn og passord hver gang de bruker systemet.

De fysiske arkivmappene skal alltid oppbevares nedlåst i klientarkivet når mappene ikke er i bruk. Ingen klientmapper skal oppbevares nedlåst i saksbehandlerens pult etter endt arbeidsdag.

3.

UTLEVERING AV KLIENTOPPLYSNINGER (Tilbake)

3.1

Utlån av klientmapper (Tilbake)
Arkivtjenesten ved PPT-kontor registrer utlån av klientmapper til saksbehandlerne. Hver saksbehandler kan ha personlig utlånskort (farge eller merket med navn), som skal stå på den lånte klientmappens plass i arkivet. Det mest ønskelige utfra sikkerhetshensyn er at mappene aldri ligger over natten i saksbehandlers pult, det bør mellomlagres i dagligarkivet.

Klientmapper kan ikke lånes ut til andre instanser

3.2

Utlevering av klientopplysninger (Tilbake)
Utlevering av klientopplysninger skal som hovedregel bare skje etter skriftlig tillatelse fra klient eller foresatte.

Opplysninger kan utleveres til rektor, fag- eller spesiallærer eller annen samarbeidspartner i skolen eller barnehagen når det er nødvendig og gjeldende taushetsplikt ikke er til hinder for det. Opplysninger som blir lagt fram for folkevalgte organer skal legges fram i anonym form.

Opplysninger kan ellers utleveres når lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for det, og når mottakeren kan kreve opplysninger utlevert med hjemmel i lov eller forskrifter gitt med hjemmel i lov.

3.3

Partsinnsyn (Tilbake)
Klientens rett til partsinnsyn er regulert av § 18 i personopplysningsloven. Her heter det at enhver som ber om det, skal få vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type behandling:

Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om

Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen i første ledd bokstav a - f i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne vareta egne interesser.
Retten til informasjon etter annet og tredje ledd gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte.

Klient og foresatte har felles innsynsrett til klienten fyller 18 år. Fra fylte 15 år kan klienten i spesielle tilfelle kreve innsyn alene. Behandlingsansvarlig ved PPT-kontoret
skal ta avgjørelsen i slike tilfeller.

Innsynsretten gjelder ikke dokument som etter § 18 i forvaltningsloven blir regnet som interne dokumenter, og som det etter § 19 er utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til egen helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær.

Når klienten ønsker partsinnsyn bør dette skje ved direkte innsyn på PPT-kontoret. Kontoret kan eventuelt sende kopi av dokumentliste til vedkommende klient, som kan krysse av for de dokumentene han/hun ønsker å få kopi av.

Innsyn for fullmektig:
Etter FVL. (Forvaltningsloven) § 12 har en klient rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. Fullmektig som ikke er advokat, skal legge frem skriftlig fullmakt. Advokat behøver ikke å legge frem skriftlig fullmakt, med mindre forvaltningsorganet finner grunn til å kreve det.

Klagerett
Den som har fått avslag på en begjæring om innsyn, kan etter offentlighetsloven § 9 påklage avslaget til fylkesmannen. Klagen skal avgjøres uten ugrunnet opphold.

3.4

Overføring av opplysninger (Tilbake)
Når PPT-klienter flytter til en annen kommune mens vedkommende går på grunnskolen, kan nødvendige opplysninger om klienten overføres til annet PPT-kontor når klienten eller foresatte har gitt skriftlig tillatelse til dette. Ved slik overføring skal en sende over kopi av arkivdokumentene, slik at PPT-kontoret også for framtiden skal kunne dokumentere sitt arbeid med klienten med originale dokumenter.

Det er en fordel at PPT-kontoret oversender klientmappens dokumentoversikt, slik at tilflyttet kontor selv kan velge hvilke dokumenter som er av interesse. Dersom hele mapper skal kopieres, kan dette i enkelte tilfeller bli en meget omfattende jobb.

Ved overgang til videregående skole oversendes kun enkeltdokumenter på forespørsel. Klientmappen blir igjen i bostedskommunen.

3.5

Oversendelse av opplysninger, telefaks og e-post. (Tilbake)
Kopier av dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal normalt sendes som rekommandert post. Det skal aldri sendes identifiserbare klient-opplysninger med telefaks. En telefaks kan bli "avlyttet", og avsender kan sende feil. E-post må ikke benyttes til kommunikasjon om klienter før det er utarbeidet godkjente rutiner for bruken av denne. E-post forutsetter bruk av krypteringsprogram hos avsender og mottaker.

4.

ARKIVERING AV KLIENTMAPPER (Tilbake)

4.1

Arkivering (Tilbake)
Klienter på PPT-kontoret skal være stilt opp som egen arkivserie i låsbart arkivskap. Mappene skal være stilt opp etter klientjournalnummer /registreringsnummer, alfabetisk eller etter fødselsdato.

Dersom kontoret har manuelt klientregister, stilles registerkortene opp alfabetisk.

4.2

Aktivt arkiv - mapper som er i bruk (Tilbake)
I det aktive arkivet skal en bare ha klientmapper som har vært i bruk i inneværende skoleår.

Ved utgangen av hvert kalenderår skal avsluttede klientsaker som er registrert i edb- systemer taes ut på papir og arkiveres i de manuelle klientmappene.
Informasjonen skal deretter konverteres til et godkjent langtidslagringsformat, slik at
informasjonen sikres for ettertiden.

4.3

Bortsettingsarkiv (Tilbake)
Når et klientforhold er avsluttet, eller saken ikke lenger er aktiv, skal klientmappen overføres til bortsettingsarkiv. Bortsettingsarkivet skal oppbevares avlåst. Bare behandlingsansvarlig eller den som blir gitt fullmakt skal disponere nøkkel til bortsettingsarkivet.

4.4

Arkivdepot/IKA (Tilbake)
PP-tjenesten skal følge kommunens depotordning, jfr. arkivlovens § 5-1 og 5-2 dvs. deponere materiale hos IKA når PPT-kontoret ikke lenger har bruk for opplysningene i klientmappene, senest 25-30 år etter siste innførsel. Se pkt. 6.1. Rådmannen kan fatte vedtak om tidligere overførsel, jfr. tidligere praksis med overføring senest 10 år etter siste innførsel. Se Arkivforskriften § 5-2 og arkivlova § 6.

5.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON (Tilbake)
Etter at klientforholdet er avsluttet, skal klientmappene inneholde dokumentasjon av PPT-kontorets klientbehandling og tiltak som er satt i verk for klienten. Behandlingsansvarlig har et særlig ansvar i å påse at bare relevante og nødvendige opplysninger blir arkivert for framtiden.

I påvente av utarbeiding av kassasjonsregler for PPT-kontor kan en foreløpig kassere følgende:

• Saksbehandlers personlige vurderinger og arbeidsnotater,
• kopier,
• konsepter og arbeidsdokumenter som bare inneholder opplysninger som finnes i andre dokumenter i samme klientmappe.

Kassasjon skal foregå ved makulering.

For øvrig gjelder bestemmelsene om arkivbegrensing i henhold til § 3-19 i arkivforskriften også for klientmapper i PP-tjenesten.

6.

DEPONERING AV KLIENTMAPPER HOS INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND (Tilbake)

6.1

Tidspunkt for deponering (Tilbake)
Klientmappene skal deponeres hos IKA Rogaland når PPT-kontoret ikke lenger har bruk for opplysningene i mappen. Deponeringen skal skje senest 10 år etter at saken er ute av aktiv bruk. Med unntak av klienter i voksenopplæringen vil dette bety 10 år etter avsluttet grunnskole. For PP-tjenesten for videregående skole blir det 10 år etter avsluttet videregående skole. Avleveringen skal normalt skje hvert 4. år, ett år etter utgangen av den kommunale arkivperioden.

6.2

Deponering (Tilbake)
Deponering vil si at eiendomsforholdet til arkivmaterialet ikke overføres fra
kommunen til IKA Rogaland, det er kun oppbevaringsansvaret som overføres. Nær
samtlige av eierkommunene ved IKA Rogaland har inngått depotavtale, og har således
rett til å deponere sitt materiale i fellesdepot. Deponeringen bør skje i samråd med
kommunens arkivleder.

6.3

Forberedelse til deponering (Tilbake)
PPT-kontoret skal før forberedelse til deponering ta kontakt med kommunens arkivleder og med IKA Rogaland. Klientmapper som blir deponert skal være rensket for materiale som kan arkivbegrenses eller kasseres etter denne instruksen. Kontoret som deponerer skal lage lister med oversikt over det deponerte materialet. Dersom mappene er ordnet etter journalnummer skal PPT-kontoret selv lage alfabetiske og lister etter fødselsdato på de avleverte klientene. Dette resulterer i at det i første boks ved hver avlevering ligger tre lister:

1. alfabetisk
2. kronologisk på fødselsdato
3. kronologisk på journalnummer

Listene kopieres i tre eksemplar, en ligger i første boks, etnoppbevares hos arkivskaper og en skal finnes hos IKA.

6.4

Pakking, merking og rensing av klientmapper (Tilbake)
Ved avlevering skal klientmappene være pakket i arkivbokser. Boksene skal være påført opplysninger om innholdet:

Kommunens navn
PPT-kontoret
Referanse til innholdet, f.eks. alfabetisk:

• A - G
• journalnummer 1 - 45/1979-80
• etter fødselsdato 1/1 - 30/3

Ved hver avlevering skal det foran i første arkivboks ligge en oversikt over denne avleveringens innhold i listeform.

I avleverte mapper skal binders, plastomslag og annet arkivuverdig materiale være fjernet.

6.5

Tilbakelån (Tilbake)
Tilbakelån kan skje i samsvar med kommunens depotavtale pkt. 5, og Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, pkt. 5. Her heter det:

1. Dersom det er nødvendig for saksbehandling eller lignende, kan arkivskapende organer låne tilbake materiale som er avlevert til arkivdepot. Låneperioden skal ikke være lenger enn det som er nødvendig av hensyn til bruken.
2. Både lån og tilbakelevering til arkivdepotet skal dokumenteres. Arkivdepotet skal til
   enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskapende organer.
3. Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos det
   arkivskapende organet, jf. arkivforskriften § 3-23.
4. Tilbakelånt materiale skal oppbevares etter bestemmelsene i arkivforskriften kapittel
   IV. Dersom dette ikke lar seg gjøre, kan materialet i stedet gjøres tilgjengelig for bruk
   i arkivdepotet eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale kan ikke lånes videre til andre uten samtykke fra arkivdepotet.
5. Elektronisk materiale skal ikke lånes tilbake. I stedet kan det produseres kopier av slikt materiale.

6.6

Partsinnsyn etter deponering (Tilbake)
Dersom tidligere klient ønsker partsinnsyn, forholder IKA Rogaland seg til gjeldende regelverk på området, som vil være § 18 i personopplysningsloven og samme § i forvaltningsloven. Men personer som ber om innsyn i registeret der det er aktuelt å gjøre vurdering etter § 19 i forvaltningsloven, skal henvises til behandlingsansvarlige i den deponerende institusjon for at denne vurderingen skal skje på faglig grunnlag. Eventuelle avslag om innsyn etter denne bestemmelsen blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlige ved arkivskapende organ og Datatilsynet.