11 DIVERSE SPESIALRUTINAR
11.1 Byggesaker

• Melding/søknad vert journalført på gnr/bnr (eller parsell av).
• Byggesaksbehandlar – OBS sjekk om eigedomen består av fleire bnr (krav om å samanføye).
• Vedtak saman med løyve for igangsetjing skal sendast til ansvarleg søker og tiltakshavar. Tiltakshavar får faktura for behandling, godkjenning av ansvarshavar og tilknytingsgebyr for vatn og avløp.
• Teikningar skal godkjennast, godkjent ansvarshavar skjema vert stempla og eit eks vert sendt ansvarleg søker. Eventuelt andre som skal ha vedtak får dette tilsendt.
• Sjekk at GAB-skjema følgjer saka – send tiltakshavar. Sjekk at data for stikking er motteke – gjelder bygg der dei krev utstikking.
• Når søknad om bruksløyve eller ferdigattest vert motteke skal ferdigmelding med målsett skisse frå rørlegger følgje saka.
• Byggesaksbehandlar gir bruksløyve eller ferdigattest. Kopi vert sendt økonomikonsulent for registrering i gebyrsystemet.
• Gjelder bygget bustad eller anna bygg på gardsbruk, må byggesaksbehandlar gjera økonomikonsulent merksam på at eigedomen har fått fleire slamavskiljarar eller avløpseining som det skal krevjast gebyr for.
• Byggesaksbehandlar bør lage sjekkliste som følgjer saka frå start til slutt. Lista bør starte med sjekk av tal på gnr/bnr og slutte med melding til økonomikonsulent om slam, avløp, vatn m.v.Lista vert sendt økonomikonsulent saman med bruksløyve/ferdigattest.
• OBS bygg som ikkje vert gitt bruksløyve/ferdigattest og som inneheld toalett/dusj (for eksempel samdrift fjøs) må gje melding til økonomikonsulent slik at avløpseining/ slamavskiljarar blir registrert og årsgebyr betalt.

11.2 Delesaker

• Søknad om deling vert motteke og journalført på gnr/bnr oppmålingsarkiv.
• Søknaden vert registrert i målebrevjournal med eit nummer pr søkt parsell. Sjekk om fleire gnr/bnr er omfatta av søknaden. Må i tilfelle som regel føyast saman før deling.
• Faktura for saksbehandling etter PBL og evt jordlova vert sendt heimelshavar eller den som evt er nemnt i søknaden som betalar.
• Bygnings- og reguleringsavdelinga eller landbruksavdelinga behandlar søknaden.
• Når deling er godkjent, vert vedtak sendt saman med stempla godkjent kart til heimels- havar og evt andre. OBS v/evt Klagefrist fylkesmannen.
• Mappa vert levert oppmålinga som sender innkalling til kart- og delingsforretning til dei partane det gjeld.
• Målebrev vert utarbeidd i 3 eksemplar. Den nye eigedomen vert lagt inn på kart.(Adr)
• Merkantil overtek mappa og sender faktura for oppmålingsgebyr og tinglysingsgebyr til betalar. Ta med tinglysingsgebyr for eventuell erklæring som og vert tinglyst.
• Når faktura er betalt:
• Målebrev vert registrert på GAB-ajour. Er eigedomen tomt som skal verta bygd på, må den verta tildelt adresse som må knytast til eigedomen.
• Gjeld deling brukrasjonalisering (slakt) må ofte bygg og adresse flytta frå gamal eigedom til det nye gnr/bnr.
• Bustadbygg må knyte til rett gnr/bnr og gamalt gnr/bnr verta sletta frå bygg og adresse etter flytting. Sjekk til slutt at GAB-ajour er ok når det gjelder adresse og bygg.
• Målebrev vert sendt til tinglysing saman med evt erklæring
• Når målebrev er tinglyst og kjem i retur:
• Ta ein kopi av det tinglyste målebrevet. Originalt målebrev med tinglyst stempel vert sendt heimelshavar eller betalar.
• Kvitter i målebrev journalen med ”utført dato” for brukt journalnummer.
• Kopi av tinglyst målebrev og original vert sett i målebrevprotokoll (oppbevart i hvelv).
• Avslutta saka i EDB/sakarkiv system (K2000)
• Ved ”slakt” må kommunale gebyr ordnast. Som oftast stopp på ”gamal” eigedom og flytt vannmålar, slamavskiljarar, renovasjonsbehaldarar til ny(e) gnr/bnr. Har ”gamal” brukt gjødselkjellar til våtorganisk avfall, må dette sluttast av og brun dunk vert levert. Slutt på 20% reduksjon i gebyr. BESKJED TIL ØKONOMIKONSULENT.
• Sjekk om ny eigedom skal betale tilknytingsgebyr for vatn og evt avløp. I tilfelle må ein skrive sak om tilknytingsgebyr og sende faktura. Vatn kan målast på ein eigedom og ledning gå vidare til neste eigedom. Oppgjør mellom eigedomane er ikkje kommunen sitt problem.
• Til slutt må byggesaksmappa ordnast og evt saksdokument fordelt på dei nye gnr/bnr. Oppmålingsmappe beheld sitt gnr/bnr.
• Gateliste vert retta opp med rett gnr/bnr på adresse.

11.3 Deling av grunn til Riks- og Fylkesveg

• Deling vert behandla som vanleg.
• Normalt vert ikkje målebrev laga, men brev om registrering, jf vedlagde eksempel.
• Registreringsbrev vert registrert med gnr/bnr med kilde 2 på GAB-ajour.
• Registreringsbrev vert ikkje tinglyst, men stempla med ”registrert i GAB, dato og signatur.

11.4 Kjøp av grunn - eigedom til byggefelt

• Formannskapet/kommunestyret vedtek kjøp.
• Fylla ut søknad om deling med kart og sørgje for underskrift av heimelshavar eller den som har fått fullmakt.
• Søknaden vert journalført på gnr/bnr – oppmåling. Som oftast skal kommunen betale for kostnadene ved deling og da samla gebyr for behandling. Målebrev m.v til skøyte vert tinglyst, jfr pkt 12.
• Behandla av bygnings- og reguleringsavdelinga.
• Vedtak om deling vert utsendt saman med stempla og godkjent kart.
• Mappe til oppmåling for innkalling til kartforretning, deling og utarbeiding av målebrev. Ny eigedom vert lagt inn på kart og på GAB-ajour.
• Merkantil sender målebrev til tinglysing (sjekk at innført i GAB-ajour)
• Når målebrev er tinglyst, følgjer rutinane for kopiering av målebrev osv.
• Ring Statens kartverk og sjekk om det er økonomiske hefte på eigedomen som skal kjøpast. Få eventuelt utskrift av grunnboka/pantebok tilsendt. Er der hefte må desse verta sletta før ein går vidare med skøyte.
• Skøyte fylles ut og vert underskrive av heimelshavar saman med vitne. Pris er normalt vedteken i formannskapet eller kommunestyret.
• Når skøyte vert sendt for tinglysing, vert kjøpesum tilvist for utbetaling til seljar (få art/teneste/prosjekt av økonomiavdelinga) Saman med skøyte vert det sendt eigenerklæring om konsesjonsfrihet, eller dersom det må søkjast om konsesjon, må vedtak om dette følgje skøyte til tinglysing.
• Kommunen skal ha faktura for saksbehandlingsgebyr, oppmålingsgebyr, tinglysingsgebyr for målebrev og skøyte. Inntekt for LU, utgift for tomteprosjektet - få art/teneste/prosjekt av økonomiavdelinga.
• Kopi av skøyte og målebrev vert lagt i mappa for felles saksarkiv.
• Tinglyst skøyte og målebrev vert oppbevart av arkivet i brannsikker hvelv i sentraladministrasjonen.

11.5 Konsesjon – rutinar – eigenerklæring om konsesjonsfritak

• Eigenerklæring vert ikkje journalført, levert over disk for rask behandling.
• Behandla av bygnings- og reguleringssjef, landbrukssjef eller merkantil leiar.
• Sjekk om eigedomen er ”ny” tomt, tilleggsareal, anna areal eller påbygd eigedom, jf rettleiing for krav som stilles for konsesjonsfritak. Dersom det ikkje gjelder ny tomt, sjekk på GAB om heimelshavar har fleire eigedomar og om det har samanheng med landbruks- eigedom.
• Sjekk at gnr/bnr er påført skjemaet
• Underskrift og stempel
• Disse erklæringane kjem i retur frå Statens kartverk når heimelsovergang er utført. Skjema vert oppbevart i permar ved landbruksavdelinga.

11.6 Konsesjonssøknad

• Søknad journalføres på gnr/bnr landbruksarkiv
• Behandles av landbruksavdelingen
• Sjekk om målebrev for fradelt eiendom er tinglyst. Dette må sjekkes på GAB, ikke på kart-/oppmålingssystemet
• Vedtak sendes kjøper og selger sammen med faktura for konsesjonsgebyr (utregnet av landbruk). Utskrift av møtebok må bekreftes med ”Rett kopi” dato, underskrift og stempel. Utskrift må følge skjøte til tinglysing.

11.7 Registrering - tilbygg/påbygg bustad - GAB ajour

Forslag til rutiner:

• Ved godkjenning av byggesakA:
• Registrere tilbygget som vanleg – hugs gnr/bnr (adresse kan være valfritt Oppdater skriv ut registreringa i 2 eks – 1 eks vert sendt tiltakshavar, jfr RGAB registrerings-instruks.Send ut skriv til tiltakshavar og be om tilbakemelding
• Gå inn på hovudbygget og legg inn bustadareal og eventuelt tal på nye rom på linja for bustadspesifikasjon. Oppdater
• Ved igangsetting av byggearbeid:
• Gå inn på tilbygget og sett inn dato for igangsetting. Oppdater
• Ved ferdigmelding av byggearbeid:
• Gå inn på tilbygget og set inn dato for ferdig og status 3. Ved status 3 vert areal automatisk samanlagt med hovudbygget sitt areal når det gjeld etasje areal. Oppdater
• Gå inn på hovudbygg og fjern peikar som er overført frå tilbygg, gnr/bnr og eventuelt adresse og husnummer. Oppdater
• Ved ferdigmelding av ”gamle” byggesaker – finn B-skjema i permane som står i gangen.
• Byggearbeid som ikkje vert utført/utgår:
• Dersom tilbygg/påbygg bustad ikkje vert utført, må ein gå inn på hovudbygg og retta opp linja for bustadspesifikasjon med tal på m2 og rom slik det var før tilbygg/påbygg vart registrert.
• Ved ombygging:
• Dersom ombygging skal utførast, eller for eksempel garasje blir samanbygd med bustad, skal kode 7 for ombygging brukast når byggearbeid er godkjent, og kode 8 når bygget er ferdig.
• Ved samanbygging av bygningar må minste bygning (f.eks garasjen) endre bygningsnummer til bustaden sitt bygningsnummer og tilbygg 01 dersom det er første tilbygg til bustaden.
• For å kvalitetssikra best muleg vil ikkje byggesaker verta utsendt før registreringsskjema er utskrive.

11.6 SEFRAK - objekt

• Ved evt ombygging/flytting av Sefrakbygg må det aldri endrast/setjast på nye datoer ved godkjenning, igangsetting eller ferdigmelding. Her skal bare kode 7 og 8 brukast – ombygging godkjent og ombygging ferdig. Bygg som er verna av riksantikvaren finnes på RGAB bilete 3B – 38 (SEFRAK registrert 1980-90)

11.7 Reguleringsplanar - bebyggelsesplanar

• For behandling av private reguleringsplanar/bebyggelsesplanar skal det betalast gebyr.
• Ved mindre vesentleg reguleringsendring kan faktura sendast før behandling.
• Ved mindre vesentleg endring av bebyggelsesplanar kan faktura sendast før behandling.
• For reguleringsplanar og bebyggelsesplanar vert det sendt faktura straks det føreligg vedtak om utlegging av plan til offentleg ettersyn.

11.8 Sal - kommunale tomter - anna areal

• Vedtak om sal av tomt eller anna areal med fastsett pris – formannskapet/rådmannen.
• Søknad om deling/grensejustering vert fylt ut og journalført. Ved grensejustering må også kjøpar underteikne – OBS er heft sletta???
• Delesøknad/grensejustering vert behandla og kart godkjent ved utsending av vedtak.

• Oppmåling av tomt/areal med utarbeiding av målebrev.

  Kommunen vert fakturert for saksbehandling, oppmåling og tinglysing internfakturering).

• Gjeld sal tilleggsareal/grensejustering vert det sendt faktura for saksbehandling, tinglysingsgebyr for målebrev og kostnad for arealet som vert selt før målebrev vert tinglyst.Når betaling er motteke, send målebrev til tinglysing (når målebrev er tinglyst er salet gjennomført og kjøparen er eigar).
• Når tinglyst målebrev er motteke, send originalt målebrev til kjøparen og elles må rutinar for ”delesaker” verta følgt.
• Gjeld sal av tomt, send brev til kjøparen med opplysing om tomtepris m.v og betalingsmåte. Skøyte vert gjort klar. Hugs kommunalt hefte som skal vera tinglyst på alle tomter. Skriv på skøyte kor eigedomen har gjerdeplikt. Ordførar skriv under på skøytet.
• Kart som viser gjerdeplikt må vera teikna og vert arkivert i mappa for tildeling av tomt. Kopi av skøyte og målebrev skal arkiverast i mappa for tildeling av tomt.
• Når tomta med kostnader er betalt, send skøyte til tinglysing saman med vedlegg: Eigenerklæring om konsesjonsfrihet og likningsattest eller fødselsattest.
• Originalt målebrev vert sendt til kjøpar av tomt når heimelsovergang er tinglyst. (Må sikre at salet er tinglyst før originalen vert sendt).

Det vert elles vist til vedlagde kopi av skriv i samanheng med sal av kommunale tomter på Heiane byggefelt:

• møtereferat av 21.11.03 – framdrift Heiane byggefelt
• møtereferat av 13.01.04 – tildeling tomt Heiane
• eksempel på brev til kjøpar av tomt dat. 19.01.05
• eksempel på brev til Klepp Sparebank om oversending av skøyte
• kopi av tildelingsregler for tomter
• kopi av kommunalt hefte
• eksempel på utfylling av skøyte

11.9 Samanføying av eigedomar

• Krav om samanføying av eigedomar vert motteke eller vi fyller ut skjemaet og sender heimelshavar for underskrift og retur (ved utsending av delesak med krav om samanføying)

Vilkår for samanføying:

• Eigedomane må ha same heimelshavar.
• Eigedomane må fysisk grense inntil kvarandre.
• Eigedom som skal føye saman med hovudeigedom må vera fri for økonomiske hefte eller hefte må vera like og ha samme prioritet.
• Skjema vert underteikna av Klepp kommune og sendt Statens kartverk for tinglysing.
• Når skjema er tinglyst og kjem i retur, vert 1 eks sendt rekvirent (heimelshavar) og 1 eks levert til oppmålingsavdelinga som føyer saman eigedomane på kartet. Sjekk på 1O-bilde i GAB at alt er rett.

11.10 Sanitæranlegg - vatn og avløp - tilkopling og ferdigmelding

• Søknad vert journalført på gnr/bnr og behandla av kommunalteknisk avdeling.
• Saman med godkjenning av tilkopling, skriv sak om tilknytingsgebyr og gebyret vert fakturert via Unique og utsendt saman med vedtaket. Kopi til økonomikonsulent.
• Ferdigmelding skal innehalde målsett skisse som viser utført arbeid.
• Melding til økonomikonsulent om at anlegget vert teke i bruk og gebyr kan sette i gang.

11.11 Seksjonering

• Søknad om seksjonering vert motteke og journalført på gnr/bnr, oppmålingsmappe.
• Søknad vert behandla av bygnings- og reguleringsavdelinga og underskriven av kommunalsjef.
• Mappe til ekspedisjon som sender faktura for behandling av seksjonering + tinglysingsgebyr.

Når faktura er betalt:

• Seksjonering vert registrert på GAB-ajour – knytt seksjonsnummer til bustad og adresse (evt ny adresse til ein eller fleire seksjonar). Pass på å få med peikar til grunneigedom.
• Send 2 eks av oppmoding om seksjonering saman med teikningar til tinglysing (vedtekter skal ikkje følgje ved).
• Sjekk om ny seksjon(ar) skal betale tilknytingsgebyr for vatn og avløp og om her er målar for vatn, renovasjon og liknande som må delast. Beskjed til økonomikonsulent.Eventuell sak om tilknytingsgebyr vert skrive i same sak som seksjonering er registrert.
• Når seksjonering er tinglyst og kjem i retur, før på tinglyst dato og dagboknummer på det eksemplaret som ligg i mappa. Original med stempla tinglysing, teikning + eit eks av vedtekter vert sendt til heimelshavar eller den som har betalt for oppdraget.
• Slutt av saka i EDB/Sak arkiv (K-2000), rydde og arkivere mappa.

11.12 Utsleppssaker

• Journalføre motteken søknad på gnr/bnr.
• Kommunalteknisk avdeling behandlar saka.
• Vedtak vert utsendt til ansvarleg rørlegger og tiltakshavar saman med 1 eks av godkjent søknad. Tiltakshavar får faktura for behandling (pkt 16 i regulativ for bygg).
• Ferdigmelding frå rørlegger skal innehalde kartskisse som viser anlegg, kummar mv.
• Kommunalteknisk avdeling godkjenner ferdigmelding.
• Melding til økonomikonsulent om tal på septiktankar på eigedomen og storleik på tankane for ajourhald av gebyr.
• Private renseanlegg må og meldast økonomikonsulent for registrering i gebyrsystemet.