Generelt for personalarkivet

Personalmappe opprettes når en ansatt tar i mot stilling – fast eller midlertidig. Inneholder attester og vitnemål og saker som berører den ansatte så lenge tilsettingsforholdet varer.

Aktive faste ansatte og aktive vikarer

Liste med oversikt over aktive ansatte er lagret elektronisk.

Samlemappe som inneholder ansatte turnusleger.

Arkiv ikke aktive ansatte

Samme sortering som i arkivet for aktive ansatte.

Rutiner for bortsetting

Personalmappene bortsettes i fjernarkiv når ansatte slutter.

Gamle arkiver - plassering

Gamle personalmapper fra ikke aktive ansatte finnes i arkivskap i fjernarkiv. Alfabetisk sortering.

Lønnsbilag og lønnsslipper

Lønnsbilagene oppbevares fortløpende i permer. Inneværende år oppbevares på lønningskontoret. Foregående år oppbevares i nærarkiv.

Eldre enn 1,5 år oppbevares i fjernarkiv kjeller.

Eldste årgang makuleres ved hvert årsskifte, oppbevaringsplikt 10 år.

Lønnsendringer

Tiltredelses-/endrings-/fratredelsesmeldinger oppbevares alfabetisk. Inneværende og foregående år oppbevares på lønningskontoret. Ingen tidsbegrensning i oppbevaring.

Skattekort

Inneværende års skattekort oppbevares på lønningskontoret. Foregående og tidligere år oppbevares i fjernarkiv kjeller.

Lønns- og trekkoppgaver

Inneværende år oppbevares på lønningskontoret. Foregående år oppbevares i fjernarkiv kjeller. Ingen tidsbegrensning i oppbevaring.

Fravær

Fravær er arkivert i permer sortert på arbeidssted. Inneværende år oppbevares på lønningskontoret. Foregående år oppbevares i fjernarkiv kjeller.

Eldste årgang makuleres ved hvert årsskifte. Oppbevaringsplikt 10 år.

Syke- og fødselsmeldinger

Sortert etter bilagsnummer. Inneværende år oppbevares på lønningskontoret. Eldste årgang makuleres ved hvert årsskifte. Oppbevaringsplikt 10 år.

Sykmeldte personer

Sortert alfabetisk pr. person med henvisning til bilagsnummer under punkt Syke- og fødselsmeldinger. Ingen tidsbegrensning på oppbevaring.

Timeengasjerte vikarer

Tiltredelses-/endringsmeldinger (gjenparter) og attester sortert alfabetisk pr. person for ”mappeløse personer”. Oppbevares forløpende i permer. Ingen tidsbegrensning i oppbevaring.

Syke- og fødselspengerefusjoner

Lister fra NAV Trygd sortert månedsvis fortløpende i perm. Eldste årgang makuleres ved hvert årsskifte. Oppbevaringsplikt 10 år.