Arkivplanen er ferdigstilt og blir jevnleg oppdatert. Frå 14.03.2015 blir den delen av arkivet som høyrer til arkivdel Sak fullelektronisk. 

Siste arkivsak som blei oppretta i den gamle basen (papir) er arkivsak 15/690. Siste journalpostnummer som blei oppretta i den gamle basen er jouralpost 15/3385.

Arkivdelene Barn og Elev blir delvis  fullelektronisk frå 14.03.2015.

I Arkivdel Bygg blir alle sakspapir registrert og skanna som for andre arkivdeler. I tillegg  får saksbehandlarane utdelt papirversjonen av dokumenta og desse blir oppbevart i arkivdel bygg.

Etne kommune sine møtebøker frå før 1995 er oppbevart hos Interkommunalt Arkiv i Hordaland. Etter 1995 er Etne kommune sine møtebøker plassert på Tinghuset i Etne.

Spørsmål omkring arbeidet med arkivplanen kan rettast til Arkivansvaleg.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Etne kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Etne kommune oppmodar rådmannen alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.

Etne kommune 10.11.2014

rådmann