Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamere og leiare

Hjelpetekst:

Synlig i arkivplan.no

Arkivtenesta har ansvar for å;

motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.

• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
• kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
• kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
• kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
• betjene utlån frå arkiv.
• arkivere.
• journalføre eigenproduserte dokument.
• frankere utgåande post.

Sakshandsamer har ansvar for å;

• Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
• Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
• Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
• All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
• Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
• Utgående brev vert ekspedert i fokus eller hvis det er brev skal det leggast i konvolutt og leverast til frankering.
• Frå jan. 2017 har kommunen teke i bruk SvarUt for å ekspedera post digitalt og sikkert.
• Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;

• gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer.
• gjennomføre offentleghetsvurdering.
• sjå til at restanselister vert følgd opp.
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.