Digitalt eiendomsarkiv
Systeminformasjon
Rutine for digitalisering av eiendomsarkivet i Documaster
Formål:
Formålet med rutinen er å sikre at byggesaksarkivet blir digitalisert og registrert på riktig måte. Databasen gjøres tilgjengelig for saksbehandlere som har behov for opplysninger vedr. eiendommer i Orkdal kommune i tilknytning til sin saksbehandling.
Rutinen gjelder for alle saksmapper merket gnr/bnr i Orkdal kommune.
Forarbeid skanning:
Ansatte ved Rosenvik AS har ansvar for rydding av mappene før skanning.
QR-ark:
QR-ark som benyttes ved skanning til Documaster Byggesak/Fradeling/Landbruk/Oppmåling beholdes og følger den fysiske mappen ved arkivering, med grønt kryss for ferdig.
Logge på Documaster:
http://documaster.orkdal.kommune.no
Brukernavn og passord må tastes inn
Tildeling av roller
Documaster tildeler Admin-rollen til arkivansvarlig.
Admin:
- tildeler Bruker-roller for saksbehandlere som benytter opplysninger fra eiendomsarkivet i sin saksbehandling. - har tilgang til sletting av registreringer - registrerer opplysninger til skanneprosessen
Arkivar:
- registrerer/skanner alle opplysninger fra de fysiske mappene i eiendomsarkivet - har tilgang til sletting av registreringer
Bruker:
- har tilgang til registrering av eiendomsopplysninger i Documaster. - har ikke tilgang til sletting av registreringer
Ansvar
Skanningsoperatør bordskanner, skanningsoperatør rulleskanner og den som registrerer metadata på saken.
Praktisk gjennomføring:
Orkdal kommune har satt bort rydde- og skannejobben til Rosenvik as
Rosenvik har ansvar for at skannet materialet deponeres til IKA-Trøndelag etter at det er ferdig skannet. Deponeringsliste sendes arkivansvarlig i kommunen
Beskrivelse innhold:
Byggesaksarkivet i Orkdal kommune inneholder saker som er relatert til matrikkelen. Skjerming:
Saker eller dokumenter skal ikke skjermes under skanneprosessen da dette vil bli tatt vare på av kommunen selv ved videreformidling av data.
Tabelluttrekk
Godkjent Noark 5 uttrekk inkl. virksomhetsspesifikke metadata vil bli utført og overført til IKA-Trøndelag når prosjekt skanning byggesaksarkiv er avsluttet.
