Posten blir tatt imot på servicetorget. Servicetorget har posthyller til Rådhuset, helsesenteret, helse, tekniske områder, biblioteket, kultur og fritid, fritidsklubben, VO/Flyktningtjenesten,Røros skole, Brekken oppvekst og lokalsenter, Glåmos oppvekstsenter, Kulturskolen, Røros barnehagene, økonomiavdelingen,sykehjemmene, hjemmebasert omsorg og barnevern. Enhetene  henter selv post i sine hyller. Arbeidsinstruksen om behandling av post er tilgjengelig ved servicetorget.

Arkivverdig post

Arkivverdig post regnes som saksdokument for organet hvis det er gjenstand for saksbehandling eller hvis det har verdi som dokumentasjonetter etter Offentlighetsloven §§ 2 og 3. Tilfredsstilles disse kravene, blir dokumentet journalført ifølge Arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20. Registrering av sakspost blir utført av 2 journalførende enheter:

• Servicetorget(Sen).
• Tekniske områder(PDL)

Post som registreres i ESA saks- og arkivsystem skal enten til saksarkivet (alt med K-koder), personalarkivet, gidarkivet(plan, deling, oppmåling, byggesak eller andre områder som kan føres med GNR og BNR).

Ikke arkivverdig post

Ikke arkivverdig post er trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger-/rapporter fra andre offentlige institusjoner, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Det henvises til Arkivloven med forskrifter §3-19

Journalføring av sakspost

All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til journalen.

• virksomhetens navn (dokumenteier)
• saks- og dokumentnummer i journalen
• dato for journalføring
• arkivkode
• saksbehandler /avdeling
• unntatt offentlighet
• kassasjonsfrist

Når alle opplysninger er registrert scannes dokumentet. Når dokumentet er registret med J vil saksbehandler kunne gå inn å se på saken og eventuelt gi tilbakemelding til arkivet om feilregistreringer o.a.Alle scannede dokumenter er i dag i PDF format, ved overgangen til ESA 8.0 versjonen vil scannede dokument ligge i PDF A format.

Nesten all post blir nå arkivert direkte mot sak fra e-post. Dette blir ikke journalført med stempel, men blir registrert elektronisk med samme dokumentasjon som nevnt over i de sju punktene.

Det samme gjelder for Svarinn og andre skjemaer som kommer inn med m, disse blir ikke  regsitret med stempel.