Elevmappene skal avleveres til IKAN. Dette er materiale som skolen ikke kan oppbevare lengre enn nødvendig (jf. personopplysningslovens § 28), og som skal avleveres til godkjent arkivdepot (jf. arkivloven). Hovedregelen er at materialet skal avleveres 5-10 år etter at eleven har gått ut av skolen. Det avleverte materialet skal være ordnet og listeført.

KLARGJØRING AV MATERIALET

Elevmapper som blir avlevert til Interkommunalt arkiv Nordland skal ikke kassasjonsbehandles, bare arkivbegrenses. Dessuten skal binders, stifter, plastomslag og annet overflødig materiale fjernes.

Elevmapper skal legges i arkivbokser i alfabetisk orden, eventuelt etter fødselsdato hvis det er brukt. Hver arkivboks skal merkes med navnet på kommunen, navnet på skolen, ”elevarkiv”, ytterårene for arkivtilfanget, fra/til-oversikt over forbokstavene til etternavnene på elevmappene og løpenummer til boksen. Det skal også følge med lister over det avleverte materialet. Listene skal inneholde oversikt over alle elevmappene med fødselsdato og nummer på boksen mappen ligger i.

For eksempel på lister og etiketter, se under Personregistre på nettsidene til IKAVA.