Rutine for avslutning av system

Rutinen gjelder for:     Alle enheter og enhetsledere i kommunen

Rutinen gjelder ved:    Avslutning av elektroniske system, med eller uten tilhørende papirarkiv

Rutinens formål:         Sørge for at elektroniske bevaringsverdige opplysninger blir fanget opp og sikret før et system avsluttes eller byttes ut. 

                                    Rutinen har også som formål å sørge for at kommunens oversikt over aktive systmer holdes oppdatert.

Ved planlagt avslutning av et elektronisk system som enheten har benyttet for å dokumentere enhetens virke, skal det før avslutning gå melding om dette både til kommunens arkivenhet så vel som kommunens IT-enhet.  Meldingen bør sendes i god tid før avslutning, slik at både arkiv og IT kan delta på planleggingen av avslutning og overgang til nytt system. Ingen systemer skal avsluttes før både arkiv og IT har svart at systemer er sjekket ut og klart for avslutning.

Arkivenhet skal ved mottatt melding etterprøve systemet iht kommunens bevarings- og kassasjonsplan. Dersom systemet ikke er tatt med i bevarings- og kassasjonsplanen eller om planen ikke eksisterer, skal arkivenheten vurdere systemet iht gjeldende lovverk for bevaring og kassasjon. I tilfeller hvor systemet inneholder materiale som er bevaringsverdig skal arkivenheten ta kontakt med IKA Trøndelag IKS for videre vurdering i forhold til digital deponering av systemet.

Rutine for innkjøp av nytt system

Rutinen gjelder for:       Alle enheter og enhetsledere i kommunen

Rutinen gjelder ved:      Innkjøp av nytt elektronisk system, med eller uten tilhørende papirarkiv.

Rutinens formål:           Sørge for at elektroniske bevaringsverdige opplysninger blir fanget opp og sikret før et system avsluttes eller byttes ut. 

                                      Rutinen har også som formål å sørge for at kommunens oversikt over aktive systmer holdes oppdatert.

Ved planalgt oppdatering fra et eksisterende system til et nyere system skal det gå  melding om dette til både kommunens arkivenhet så vel som kommunens IT-enhet. Meldingen bør sendes i god tid før innkjøp av nytt system, slik at både arkiv og IT kan planlegge overgangen til nytt system, samt vurdere eventuelle fremtidige tiltak for å sikre at dokumentasjon skapt i systemet lar seg bevare. Ingen oppgradering skal gjennomføres før både arkiv og IT har svart at nytt system er vurdert og godkjent iht kommunens behov og arkivlovens krav.

For systemer som ikke følger Noark-standard skal arkivenhet i samarbeid med IT etterprøve systemet i forhold til følgende krav i arkivloven:

Arkivforskriftens §3-3: For systemer som ikke følger Noark-standard men som likevel produserer bevaringsverdige opplysninger, gjelder det at det skal være mulig å hente ut bevaringsverdige opplysninger fra systemer ved uttrekk, den dag systemet avsluttes. Leverandør bør foreslå hvordan systemet tilrettelegger for et fremtidig uttrekk.

Riksarkivarens forskrift § 5-23: For systemer som ikke følger Noark-standard men likevel benyttes for å føre journal, bør det likevel være mulig å generere uttrekk som i størst grad følger spesifikasjonen i Noark-standarden.

I praksis betyr dette at systemet både skal vurderes iht bevaring og kassasjon, samt at det i tilfeller hvor opplysninger skal bevares skal gjøres rede for hvordan disse er planlagt bevart.