Hensikten med prosedyren er å sikre en enhetlig og forutsigbar behandling av innsynsbegjæringer i tråd med Offentlegslovas intensjoner i kommunene.
Den i kommunen som mottar begjæringen er ansvarlig for at den blir behandlet. Den skal videresendes til postmottak@levanger.kommune.no for behandling.
Arkivtjenesten skal alltid sende ut dokumentene om det blir gitt innsyn så raskt som mulig, og senest innen 3 dager. I henhold til offentlighetsloven §32 regnes det som avslag hvis den som ber om innsyn ikke får svar innen 5 dager. Offentlighetsloven §31 krever at et avslag skal være skriftlig og begrunnet.
Det er Offentleglovas bestemmelser som skal benyttes når innsyn skal vurderes. Hovedregelen er at alt er offentlig, at det skal foretas en konkret vurdering i hvert tilfelle der det bes om innsyn, og at bare når det finnes en grunn en kan hjemle i Offentleglova, så kan det unntas. Det skal foretas en meroffentlighetsvurdering i henhold til bestemmelsene om dette. Det skal også vurderes, i de tilfeller en vil unnta offentlighet, om deler av dokumentene, eller med en skjerming av opplysninger, likevel kan gi innsyn.
Om det er hjemmel til å unnta deler av informasjon på dokumentene, skraveres disse, skannes og oversendes. Om det er tvil om opplysninger skal oppgis, løftes saken opp til arkivansvarlig som tar vurderingen i samråd med saksbehandler. Dersom utfallet av vurderingen er at det skal gis innsyn, skal dette anmerkes i ePhorte på journalposten. Dersom utfallet er at det ikke gis innsyn, eller bare delvis innsyn, skal avslaget gis skriftlig og begrunnes. Hjemmel for avslaget kvalitetssikres gjennom rådgiving fra kommuneadvokaten. Det skal i avslaget opplyses om klagemulighet og saksgang for klager. Avslaget skal journalføres og arkiveres i ephorte.
Januar 2020 ble det besluttet å føre innsyn i ePhorte (forespørsler som gjelder dokumenter lagt på postlista); utgående svaret med vedlegg (dokumentene som vedkommende får innsyn i) legges som x-notat på gjeldene sak. ARK er saksbehandler. Får vedkommende ikke innsyn i dokumentene, skal det likevel legges inn som x-notat med svar fra arkiv.
