Bakgrunn

Alle offentlige organer plikter å holde arkiv, med hjemmel i Arkivloven med forskrifter. Offentlig organ er statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet i følge Arkivloven. Et offentlig organ skal også til en hver tid ha en ajourført arkivplan som skal inneholde hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert og instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet, jf. arkivforskriften.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Øvre Eiker kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal sikre at Øvre Eiker kommune ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Formål

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen som grunnlag for kvalitet i saksbehandling og service og åpenhet i forvaltningen. Kommuneloven pålegger kommunene å drive aktiv informasjon om egen virksomhet og legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn i saksdokumenter, jfr. §4.

Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.

I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.

Arkivplanen gir en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Bestemmelsene i arkivforskriften er lagt til grunn for denne arkivplanen.