Hjemmel: Riksarkivarens forskrift ( 19.12.2017) §§ 3-2, 3-4 og 3-6

Journal og arkivsystem

Kommunen innførte ePhorte som felles sak/arkivsystem 01.01.2005 og dette ble gjort fullelektronisk 01.01.2008 og benytter Evry sin arkivkjerne nCore.

All saksbehandling som ikke foregår i et klientrettet fagsystem foregår i ePhorte.

Arkivleder og systemansvarlig skal i samarbeid med IKT-avdelingen sikre at systemet er satt opp på en slik måte at det tilfredsstiller kravene i NOARK-standarden, slik at opplysninger ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende og at systemet bare er tilgjengelig for autoriserte brukere.

Leder er ansvarlig for at nye brukere ved avdelingen blir meldt til systemansvarlig og hvilke tilganger / rolle vedkommende skal ha.

Ledere er også ansvarlig for å gi beskjed til arkivet når en saksbehandler slutter slik at brukeren blir stengt.

Ingen saksbehandlere kan ta i bruk ePhorte før de har gjennomført nybegynnerkurset.

Fagsystem

Kommunen har også innført fullelektronisk arkiv for de fleste brukerrettede / klientrettede fagsystem. Disse benytter Visma sin arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv.

Kommunalsjef / virksomhetsleder har ansvar for at seksjonens fagsystem har en systemansvarlig som i samarbeid med arkivleder har ansvar for å sikre at disse er satt opp på en slik måte at det tilfredsstiller kravene i NOARK-standarden, slik at opplysninger ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende og at systemet bare er tilgjengelig for autoriserte brukere.

• Helse- og omsorgsseksjonen har
  • Profil som ble fullelektronisk 09.04.2013
  • Velferd som ble fullelektronisk 01.06.2016
  • Visma Flyktning som ble fullelektronisk 12.03.2019
• Seksjon Oppvekst
  • Familia som ble fullelektronisk 01.05.2018
  • Visma Flyt- PPT som ble fullelektronisk 16.02.2018

Makulering av skannede saksdokumenter

Dokumentene som skannes inn og inngår i et elektronisk arkiv tas vare på i minimum 3 måneder før makulering. Det makuleres to ganger i året. Det er arkivansvarlig for det respektive sak/arkivsystem og fagsystem som er ansvarlig for at makuleringen foretas. Det som ikke makuleres av avdelingen pakkes og leveres til vaktmester på rådhuset som samordner oversendelse til Eiker aktivitetssenter som tar makuleringsoppdrag for kommunen.

Dette forutsetter at det er foretatt en kvalitetskontroll av de innskannede dokumentene før makulering.

Denne kvalitetskontrollen skal foretas av de som har skannet dokumentet umiddelbart etter journalføring.

Saksbehandler har ansvar for å åpne innkomne dokumenter og melde fra til arkivtjenesten dersom kvaliteten på dokumentene ikke er tilfredsstillende.

Periodisering

Sak/arkivsystemet periodiseres hvert åttende år, ved store omorganiseringer eller ved overgang til nytt sak/arkivsystem.

Fagsystemene periodiseres ved overgang til nytt system

Ved periodisering tas uttrekk av arkivet som overføres til depot. ForvaltningSenteret AS er kommunens arkivdepot også for elektroniske arkiv.