|
Innkjøpar lagar ei førespurnad, mottar tilbod/anbod, er i dialog med tilbydarane og inngår kontrakt. Heile prosessen skal dokumenterast skriftleg, også møter og annan korrespondanse med tilbydarane. Det skal fortløpande førast anskaffelsesprotokoll. Anskaffelsesprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne anbod og andbodsdokument er saksdokument og er underlagt innsynsrett og skal journalførast og arkiverast i samsvar med arkivforskrifta § § 2-6 og 2-9 og offentleglova § 4. Forskrift om offentlege anskaffelser § 3-5 seier at offentleglova gjeld for tilbod og anskaffelsesprotokoll, men innsyn er begrenset.
Det skal opnast sak i WebSak. Arkivsaka skal vere teksta slik: Innkjøp – emne – eining.
Innkjøp 100.000,- til 1.300.000,- blir registrert som innkjøp, ikkje Doffin
Innkjøp mellom 1.300.000,- og 2.000.000,- skal ut på anbod og leggjast ut på Doffin.
Innkjøp over 2.000.000,- skal ut på anbod og leggjast ut på Doffin og Ted.
Alle dokument I/U knytt til anbodsinnhenting og evt. fullmaktsskjema skal journalførast. Heile anbosprosessen skal dokumenterast skriftleg. (offentleglove §§ 14-1 og 23-1). NB! Arkivsak skal berre innehalde dokument knytta til innkjøpet. Anbodsprotokoll blir laga/oppretta av innkjøpar. Denne er ikkje offentleg fram til leverandør er vald. (offentleglove § 23-3)
| Steg
|
Aktivitet
|
Arkiverast i WebSak
|
Offentleg
|
| 1
|
Anbodsdukument m/vedlegg blir laga og evt lagt inn i Doffin
|
Ja
|
Ja
|
| 2
|
Tilbodsdokument blir sendt til interesserte leverandørar
|
Følgjebrev blir skrive i WebSak
|
Ja
|
| 3
|
Ansvarleg for innkjøpet hentar anboda i Mercel/e-post etter at fristen er gått ut
|
Nei
|
Ja
|
| 4
|
Tilbod blir lagt inn i Websak
|
Ja
|
Nei off.l § 23-3 til val av leverandør er gjort. Deretter vurd. etter off.l. § 13-1. j.f fvl § 13.1 nr. 2
|
| 5
|
Tildelingsbre og brev til dei som ikkje har fått anbodet blir sendt ut
|
Ja
|
Ja
|
| 6
|
Kontraktsforslag blir sendt
|
Ja Oftast er det eit møte der kontrakten blir underteikna
|
Nei off.l § 23-3 til val av leverandør er gjort. Deretter vurd. etter off.l. § 13-1. j.f fvl § 13.1 nr. 2
|
| 7
|
Underteikna kontrakt
|
Ja
|
Nei off.l § 23-3 til val av leverandør er gjort. Deretter vurd. etter off.l. § 13-1. j.f fvl § 13.1 nr. 2
|
| 8
|
Protokoll
|
Ja
|
Ja
|
|
