Overordna arkivansvar

 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" jmf. § 6 i arkivlova.

Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Link til arkivlova 

Link til arkivforskrifta: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105?q=arkivforskriften

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet i ytre einingar. Arkivleiar rapporterer til sekretariatsleiar.

Leiarar for administrative einingar i kommunen, som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Ansvaret for arkivforvaltninga er lagt til arkivtenesta. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

Alle saksdokument skal registrerast i Bømlo kommune sitt elektroniske sak-/arkivsystem, eller i eventuelle fagsystem.

Arkivet skal vera ein oppdatert og tilgjengeleg informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentleg innsyn.

Arkivet skal på ein trygg måte ta vare på rettsleg og historisk dokumentasjon for ettertida.

Arkivleiar sine oppgaver:

Føra tilsyn med at postbehandling og arkivlegging i seksjonar, avdelingar og institusjonar skjer i samsvar med dei reglane som er fastsette i arkivplanen.

1. Ta i mot avleveringar til fjernarkivet
2. Føra tilsyn med at eldre- og avslutta arkiv i kommunen er forsvarleg lagra og sikra
3. I samarbeid med dei registeransvarlege tilpassa arkivrutinar for personregister, elev-, personal- og klientarkiv
4. Ta initiativ til nødvendig opplæring av arkivpersonale
5. Ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
6. Vera leiar for arkivforum  i Bømlo kommune
7. Vera Bømlo kommune sin kontaktperson med Interkommunalt arkiv

Arkivleiaren (systemansvarleg) har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar.

1. Arkivleiaren har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg
2. Verksemdleiarar har ansvar for at arkivleiaren vert varsla om:

•  tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet
•  personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet
•  endring av tilsette sine brukarrettar i sak/arkivsystemet

Dette melder verksemdleiar om:

• ved ny tilsetjing
• ved endring i stilling som fører til endra rettar i sak/arkivsystemet
• når tilsette sluttar

Meldinga skal innehalda:

• Den tilsette sitt fulle namn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny brukar

ORGANISERING AV ARKIVTENESTA

Arkivskaparar i Bømlo kommune

Arkivtenesta i Bømlo kommune er organisert som eit sentralarkiv med oppgåve å dokumentera politisk- og administrativ sakshandsaming i kommunen. Saksarkivet har sidan 01.01.2005 vore fullelektronisk. Sentralarkivet fungerer som ein arkivskapar med ein felles postjournal og eit felles saksarkiv for heile kommunen. Avdelingar som har spesialarkiv som krev særleg sikring mot innsyn, skal fungera som eigne arkivskaparar for desse.

Om ikkje anna er vedteke, skal alle kommunale arkivskaparar føra postjournal, byggja opp- og halda ved like eigne arkiv i samsvar med dei reglane som går fram av denne arkivplanen.

SAKSARKIV:

Arkivskaparar som nyttar ePhorte/elements

Bømlo kommune sentraladministrasjonen, herunder teknisk avdeling og økonomiavdeling

Ytre einingar:

• Bremnes ungdomsskule
• Våge skule
• Meling skule
• Moster skule
• Rubbestadneset skule
• Svortland skule
• Foldrøy skule
• Hillestveit skule
• Espevær skule (lagt ned fom 01.08.2020)
• Gilje skule
• Bømlo kulturskule
• Bømlo vaksenopplæring
• Sosiale tenester - NAV kommunal
• Flyktningetenesta - NAV kommunal
• Tenestekontoret
• Bømlo heimeteneste
• Søre Bømlo omsorgsområde
• Habiliteringstenesta
• Bømlo bu- og helsesenter (Bømlo sjukeheim og Bømlo bu- og rehabiliteringssenter endra namn fom. 010515)
• Teiglandshagen (Inngår som avdeling i Bømlo Bu- og helsesenter form 01.05.2015)
• Kommunehelsetenesta
• Barne- og familietenesta
• Biblioteket

SPESIALARKIV

Teknisk avdeling - gards- og bruksnummer arkiv også i papirform for bygg- og delingssaker

Økonomiseksjonen - løn/økonomisystem

Fellessekretariatet - personalarkiv - papirarkiv/elektronisk

Grunnskular - elevarkiv

Kommunehelsetenesta - klientarkiv

Barne- og familietenesta - klientarkiv

Sosiale tenester og flyktningetenesta - NAV kommunal - klientarkiv

Bømlo heimetenester - klientarkiv

Habiliteringstenesta - klientarkiv

Søre Bømlo omsorgsområde - klientarkiv

Bømlo bu- og helsesenter - klientarkiv

Teiglandshagen - klientarkiv

Tenestekontoret - klientarkiv