Fellessekretariatet har ansvar for å:

• motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også elektronisk motteke i kommunen sitt sentrale e-post mottak eller i elektroniske importsentralar
• oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
• kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak eller journal er korrekt - kontrollere eller føre på rett klassering etter arkivnøkkel og endre status på sak til "under behandling"
• kontrollera saker som sakshandsamar har merka som ferdig og endre saksstatus til avslutta.
• journalføra eigenproduserte dokument
• frankera utgåande post
• kontroll over elektronisk sendt post - sending med feil - korrigere/rette saman med eller på vegne av sakshandsamar

 Arkivtenesta i ytre einingar har ansvar for å:

• motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også motteke i eininga sitt e-postmottak.
• oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
• journalføra eigenproduserte dokument
• frankera utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å:

• levera personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post, til fellessekretariatet, eller verksemda sin merkantil/arkivfunksjon, for journalføring
• ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
• kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
• sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak- arkiv systemet ePhorte/Elements eller i eit fagsystem
• avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
• leggja utgående brev i konvolutt og levera til fellessekretariat for frankering.
• ekspedera elektronisk all post som er mogeleg med løysinga SvarUt
• kontrollere at elektronisk sending er vellukka
• Endre status for arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama til status F.

Leiar har ansvar for å:

• kontrollera at sak er tildelt rett sakshandsamar
• kontrollera offentlegheitsvurdering
• sjå til at restanselister vert følgde opp
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne