|
EKSEMPEL PÅ KASSASJONSREGLER FOR MORSMAPPER Mappene ordnes i syrefrie arkivmapper og legges i syrefrie arkivbokser (kan bestilles fra f.eks. Maske). Dette avleveres til oss på Arkivet på Rådhuset Levanger. Ta ut følgende:
- Binders
- Strikk
- Plast
- Stifter
- Gul-lapper: Står det noe arkivverdig her, kan dere kopiere lappene over på et ark.
- Arbeidsnotater/kladder, så fremt dette er notater som er forfattet i en senere rapport eller lignende.
Ved avlevering i arkivbokser ( ferdigsortert ), må det legges liste fremst i boksen med oversikt over hvilke mapper som ligger i boksen. Navn og fødselsnummer. Boksen merkes med kommunenavn, hvor det er levert fra, årstall (en boks pr. årstall når de døde) og «Mors». Bruk to omslag i mappene allerede fra begynnelsen. Kan gjerne bruke fargede A3 ark og brette rundt dokumentene. Gode rutiner fra det første dokumentet havner i mappa, gjør bortsetting, kassasjon og deponering lettere. BLÅTT for det som langtidsbevares ( dvs for alltid ) RØDT for det som kan makuleres etter 10 år Dokumenter som skal bevares for ettertiden:
- Søknad om kommunale omsorgstjenester
- Klage på avslag fra bruker
- Fagrapporter ( tannhelse, fysio og ergoterapi)
- Epikrise / røntgensvar
- Brukers livshistorie -fotografier, notater skrevet at pårørende( fordi dette tar lite plass – nyttig nåde for forskning og slektsgranskning )
- Anke hos Fylkestrygdekontor/rikstrygdeverk
- Håndtverk – bygningsmessige forhold ( eks tilpasning av bolig )
- Fullmakter fra pårørende
Følgende bevaringspliktige dokumenter skrives i Profil – disse skal ikke printes ut for bevaring :
- Medisinkort – faste medisiner
- Hovedkort ( navn på pårørende )
- Ansvarsgruppemøter / referater
- Pleieplaner / treningsplaner
- Betaling / egenandel
- Journalnotater
Dokumenter som skal makuleres 10 år etter morsår;
- Hjelpemiddelskjema
- Henvisninger
- Pasientforhold - behandling
- Utskriving fra sykehus / institusjon
- Trygghetsalarm
- Ansvarsmøtegrupper og møteinnkalling
- Kopi av dødserklæring
- Regnskapsbilag fra privatøkonomi
- Kopier av dokumenter skrevet i Profil ( Vil komme etter godkjenning av en Noark-kjerne )
|
