Avleveringsinstruks til internt depot

Levanger kommune har sentralt saksarkiv, elevarkiv, personalarkiv og eiendomsarkiv. 

Kommunens arkivordning bygger således på et skille mellom dagligarkiv, bortsettingsarkiv, internt depot og depot.

Avlevering av papirbasert arkiv til internt depot
Instruks for avlevering til internt depot bygger på Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Det er viktig å overholde disse reglene, både av hensyn til fysisk bevaring av arkivmaterialet, og for å sikre at materialet er klart til bruk så snart som mulig etter at det er blitt avlevert til depot.

Hva skal avleveres?
Arkiv som har arkivverdi, dokumentasjonsverdi og historisk verdi som ikke allerede er avlevert til internt depot.

Tidsplan
- Avleveringen skal avtales og godkjennes av arkivtjenesten. Det skrives en kvittering sammen med arkivet ved avleveringen. Denne blir registeret i saksarkivet ePhorte.
- Arkivtjenesten er ansvarlig for i samarbeid med den enkelte arkivskaper å sette opp en koordinert tidsplan for avleveringen.

Krav til materialet som skal avleveres
- Materialet skal være ordnet etter opphav (proveniens). Dette innebærer at arkiv fra ulike arkivskapende enheter skal holdes adskilt, og at den opprinnelige orden og indre sammenheng i det enkelte arkiv opprettholdes.
- Møtebøker og protokoller som er produsert i løsblad skal bindes inn. Løsblad som er limt inn i protokoller skal ikke forekomme.
- Kopibøker og journalutskrifter skal bindes inn og legges i arkivbokser
- Saksdokumenter skal legges i omslag eller mapper i samsvar med arkivets struktur. Omslag og mapper skal være påført arkivkode, saksnummer og sakens tittel.
- Omslag/ mapper skal være av syrenøytralt materiale
- Personmapper/brukermapper settes i arkivbokser ordnet alfabetisk eller etter fødselsdato, etter hva som er arkivets opprinnelige orden. Inneholder materialet større antall døde personer, kan disse ordnes som en egen serie
- Materialet skal være kassasjonsbehandlet
- Materialet skal være renset for unødige kopier og annet som ikke er bevaringsverdig
- Materialet skal være renset for arkivfiendtlig materiale, som plastomslag, binders og lignende
- Skadet materiale skal repareres før avlevering til depot.

Arkivmateriale som ikke skal innbindes skal behandles på følgende måte:
- Materialet skal legges i godkjente arkivbokser som fåes ved henvendelse til sentralarkivet.
- Materiale som ikke kan legges i bokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med arkivtjenesten
- Hvert arkivstykke (arkivboks, protokoll) skal merkes med innhold. Godkjent å skrive med blyant rett på arkivboksen.
- Informasjon burde inneholde avleverende kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer 

Avleveringsliste
- Hver arkivserie anbefales å være ført på en egen liste, med opplysninger om arkivskaper, arkivserie og ytterår. Listene skal gi oversikt over arkivstykkene i serien, med opplysninger om nummerering og innhold.
- Dersom deler av materialet er unntatt offentlighet, skal dette fremgå av listene
- Personregistermappene skal listeføres alfabetisk, med navn og fødselsdato. Listen skal opplyse hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks.
- Alle avleveringslister skal oversendes elektronisk i tillegg til ett papirbasert eks. som skal følger arkivmaterialet.

Pakking og transport
Materialet skal pakkes i kasser etter rekkefølgen som fremgår av avleveringslisten. Kassene skal nummereres og merkes med avleverende enhet.

Videreoverføring til IKA Trøndelag
Levanger kommune har inngått avtale med IKA Trøndelag om depot for papirbasert arkiv. Etter avlevering til depot er det IKA Trøndelag som overtar ansvaret for forvaltningen av arkivmaterialet. Kommunen har fortsatt eiendomsrett til materialet , og ansvar for at det blir oppbevart i samsvar med Arkivlovens §6.

Vanlig administrativt arkivmateriale skal avleveres når det er omkring 25 år gammelt. Arkiv etter organer som blir lagt ned skal avleveres umiddelbart.

Personmapper skal avleveres når de er 10 år gamle.

Avlevering til IKA Trøndelag skjer i henhold til instruks for avlevering av papirbasert arkiv for IKA Trøndelags medlemskommuner