Før møtet:

1. Alle dokumenter som skal til politisk behandling skal være elektroniske og meldes opp via fanen behandlinger i ePhorte.
2. Saker som skal behandles, meldes til ledergruppas sekretær senest torsdag en og en halv uke før møte i fagkomitene, planutvalget og formannskapet. 
3. Oppmeldingen skjer ved at saken meldes opp til behandling i utvalg PO (saker til politisk behandling). Behandlingsstatusen settes til KL ( klar fra saksbehandler og godkjent av leder). Oversikt over saker som fremmes, drøftes i ledergruppa påfølgende tirsdag. Parallelt med at sakene meldes opp i ePhorte, legger seksjonene inn oversikten i excelskjemaet til kommunedirektørens sekretær.
4. Det foreligger mal i Ephorte som skal følges. Det oppfordres til å framstille saken på maksimum 2 sider. Under sammendrag/vurdering må det gis klare henvisninger slik at beslutningsgrunnlag blir godt nok belyst. Blir saken lang (over 4 sider) bør det vurderes å benytte sammendrag.
5. Sakene leveres ledergruppas sekretær innen påfølgende torsdag kl. 12.00. Overleveringen skjer ved at behandlingsstatus settes til KL. Sakene blir sjekket mot innleverte lister. Det er fullt mulig og ønskelig at sakene kommer fortløpende og i god tid.
6. Politiske saker skal leveres i papir uten vedlegg.
7. Ledergruppas sekretær leverer sakene til politisk sekretariat påfølgende mandag kl. 08.00. Denne overleveringen oppfattes som en prosedyre på at kommunedirektøren formelt har godkjent saken. (les: kommunedirektørens underskrift.)
8. Unntak: Dersom det er saker som ikke er meldt til fristen, men som likevel av ulke årsaker må behandles, skal oppmelding skje direkte til kommunedirektøren/ordfører.

Etter møtet:

1. Politisk sekretariat påfører frist for iverksetting av vedtak. (10 dager). Utsatte saker gis ikke frist. Dette skjer først ved endelig vedtak. Saksbehandler får beskjed om vedtak og frist i ePhorte under søket "Vedtak ikke iverksatt."