Arkivmaterialet må være ordnet og organisert på en slik måte at det er enkelt og finne fram i det. Bare på den måten kan det fylle sin funksjon som informasjons- og dokumentasjonskilde.

For å bestemme hvor i arkivet det enkelte dokumentet skal oppbevares brukes ulike ordningsprinsipper. De to mest brukte ordninsprinsipper er arkivering av saker:

1.etter emne - emnekode - alltid K-kode

2.på objekt - objektkode - arkivering på et bestemt objekt. f.eks. gnr/bnr på eiendom eller fansattnummer på ansatte

I en samlemappe på objekt kan det ofte ligge flere saker (feks. ulike saker i en personalmappe).

Det er nødvendig med kommunikasjon mellom saksbehandler og arkivet i tilfeller hvor det er tvil om hvilken arkivkode en sak skal føres under. Hvis en ikke kommer til enighet, avgjør arkivtjenesten.

I Lierne kommune er følgende arkivnøkler blitt brukt:

01.01.1974 - 31.12.1982 - NHF-nøkkel
01.01.1983 - 30.11.1996 - NKS-nøkkel
01.07.1996 - 31.12.2007- K-koder v. 2001

01.01.2008- K-koder v. 2008