Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Printer-ikon Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Åmli kommune er å rekne som eitt organ etter arkivforskrifta § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtenesta i høve til arkivforskrifta § 2-4, og har sidan april 2006 nytta ePhorte som fullelektronisk sak-/arkivsystem.

Sentralarkivet fungerer som ei journalføringseining med felles postjournal, saksarkiv (k-kodar) og personalarkiv for heile kommunen. All journalføring og administrativ handsaming skal skje i elektronisk sak-/arkivsystem, med unntak av ein del personsensitive arkiv som førast i lukka fagsystem og lagrast på papir.

Åmli kommune har følgjande arkivskaparar pr. 1.8.2013:

Arkivskapar:

Type arkiv:

Merknad:

Ordførar

Saksarkiv

ePhorte

Rådmannen

Saksarkiv

ePhorte

Administrasjonsavdelinga
Inkl. økonomi

Saksarkiv
Personalarkiv
Kommunal innfordring
Rekneskapsbilag
Lønsbilag

ePhorte
ePhorte
ePhorte
Agresso - papir
Agresso - papir

Kulturavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv

ePhorte
ePhorte

Plan- og næringsavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv
Byggesak/delingssak/landbrukssak
Planarkiv
Skannet eldre gnr/bnr arkiv

ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte - anna på sikt
BraArkiv

Teknisk avdeling

Saksarkiv
Personalarkiv
Kommunal eigedom

ePhorte
ePhorte
ePhorte

Omsorgsavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv
Pasientarkiv

ePhorte
ePhorte
Profil - papir

Tenesta for funksjonshemma

Saksarkiv
Personalarkiv
Pasientarkiv

ePhorte
ePhorte
Profil - papir

Helse- og familieavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv
Klientarkiv - barnevern
Klientarkiv - psykiatri/rus
Klientarkiv - kommunelege
Klientarkiv - helsestasjon
Klientarkiv - fysioterapeut

ePhorte
ePhorte
Profil - papir
Profil - papir
System X - papir
WinMed 3 - papir
ProMed - papir

NAV-avdelinga (kommunal del)

Saksarkiv
Personalarkiv
Husbanksaker
Klientarkiv - flyktninger
Klientarkiv - sosiale ytelsar

ePhorte
ePhorte
ePhorte
Visma Flyktning - papir
Visma Velferd - papir

Skuleavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv
Elevarkiv
Elevarkiv voksenoppl.
Elevarkiv PPT
Karakterprotokollar

ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte
HK-data - papir
Unique Skole - papir/overføres elevssak ePhorte

Barnehageavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv
Barnehagebarnarkiv

ePhorte
ePhorte
ePhorte

Reinhaldsavdelinga

Saksarkiv
Personalarkiv

ePhorte
ePhorte

I tillegg er ei rekke offentlege tenester skilde ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanninga ved desse organa fell utafor kommunen sitt normale ansvarsområde, men av omsyn til framtidige brukarar av arkivmaterialet vil ein prøve å halde arkivplanen oppdatert over kva tenester dette gjeld.

For Åmli kommune gjeld dette fylgjande tenester:

Interkommunale samarbeid:

Arkivansvaret følgjer vertskommunen.

  • IKT-samarbeid for Østregionen (DDØ):
    Interkommunalt samarbeid mellom Gjerstad, Vegårshei, Tvedstrand, Risør og Åmli kommune. Inneber drift, vedlikehald og innkjøp av felles programvare, servere m.m. Vegårshei kommune er vertskommune
  • Barnevernsamarbeidet i Østregionen - BIØ:
    Interkommunalt samarbeid mellom Åmli, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Risør. Det er Tvedstrand kommune er vertskommune.
  • Felles skatteoppkrever i øst: Tvedestrand kommune er vertskommune.
  • Østre Agder Brannvesen - OABV:
    Interkommunalt selskap for Arendal, Froland, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli kommune. Arendal kommune er vertskommune
  • Østre Agder krisesenter: Arendal kommune er vertskommune
  • Arendal legevakt: Arendal kommune er vertskommune
  • 110 Alarmsentral: Arendal kommune er vertskommune
  • Interkommunal arbeidsgiverkontroll (IAA): Arendal kommune er vertskommune
  • Felles veterinærvakt: Åmli kommune er vertskommune

Interkommunale selskap:

Etter kommunelova §27.
Separat arkivansvar. Pålagde å føre offentleg journal etter offentleglova § 2 og ellers følge arkivloven.

  • Indre Agder og Telemark Avfallsselskap - IATA:
    Interkommunalt selskap for Åmli, Nissedal, Nome og Drangedal kommune. Har eige arkiv.
  • Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS:
    Eit felles fond for dei ti kommunane i Aust-Agder med rett til konsesjonskraft. Aust-Agder fylkeskommune er og deltakar. Kontor i Valle.
  • Aust-Agder kulturhistoriske senter er eigd av kommunane og Aust-Agder fylkeskommune. Dei fungerer som arkivrådgjevarar for kommunane og depotinstitusjon for eldre arkiv.
  • Agder sekretariat: Sekretariat for kontrollutval i Agder
  • Arendal revisjonsdistrikt IKS
  • Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (fra 1.10.2014)

Aksjeselskap med kommunalt eigarskap:

Separat arkivansvar. Pålagde å føre offentleg journal etter offentleglova § 2 dersom kommunen sin eigarandel er større enn 50%. Åmli kommune eig ikkje meir enn 50% i nokre av selskapa som er lista opp under.
Åmli kommune har ikkje rekneskapsføringa for aksjeselskap.

  • Åmli Næringsbygg AS - 50% eigarandel
  • Mezina Industribygg AS - 33,33% eigarandel
  • Åmli Verkstedbygg AS - 33,33% eigarandel
  • Åmli Veksthus AS - 28,57% eigarandel
  • Multicombygget AS - 25,5% eigarandel
  • ÅmliAvisa AS
  • Proflex AS
  • Durarpart AS
  • Aust Agder Næringsselskap AS
  • Agder Energi AS
  • Kommunekraft AS
  • Kilandsfoss AS
  • Visit Sørlandet
  • Attføringsinst. Rauland

Stiftelsar med kommunal eigarskap:

  • Stiftelsen Koppsåna kulturminne
  • Aust-Agder utviklings- og kompetansefond - bak denne stiftelsen står 15 kommunar i Aust-Agder

Andre samarbeidsavtalar:

  • Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA)
  • Interkommunalt utvalg mot akuttforurensning (IUA)
  • Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen
  • Friluftsrådet sør
Laster...