Overordnet mål for Nordreisa kommune
Arkivordningen skal til enhver tid gjenspeile kommunens oppgaveutførelse og gi et bilde av kommunens oppgavehistorie. Arkivordningen skal bidra til en god og rask saksbehandling i tråd med innbyggernes krav til service og rettssikkerhet.
Formål
Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Nordreisa kommune.
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Nordreisa kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Nordreisa kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Kommunedirektøren har arkivansvaret
Sak- og arkivleder ved service- og personaltjenester har det daglige ansvaret for arkivtjenestene (sakarkiv). Alle ansatte i Nordreisa kommune som kommer daglig i kontakt med arkiv- og dokumentforvaltning oppfordres til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i denne arkivplanen
Utarbeidelse og oppdatering av arkivplanen
I følge arkivforskriften § 2-2 er det enkelte organ pålagt å ha en ajourført arkivplan til enhver tid. Dette kommer dermed inn under arkivansvaret i organet, som på overordnet nivå tilligger toppledelsen, dvs kommunedirektør. Organets ledelse må med andre ord sørge for at organet har en arkivplan som oppfyller kravene, men det gis ingen bestemmelser om utarbeidelse av planen. Vesentlige deler av innholdet i en arkivplan må produseres i det enkelte organ. Dette gjelder for eksempel alle oversikter over det materiale man har, hvordan det er organisert og hvor det er oppstilt. Det gjelder også utformingen av interne rutiner. Slike oppgaver vil naturlig tilligge arkivleder, eventuelt den arkivleder delegerer slike oppgaver til. De arkivplaner som er gått ut av bruk, skal arkiveres.
Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år. Vedlegg til arkivplanen oppdateres av arkivleder forløpende.
Arkivrutiner for fagsystemer utenom ePhorte utarbeides av fagsystemansvarlig og godkjennes av avdelingsleder.
Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som arkivplanen inneholder.
I offentlig forvaltning har Riksarkivaren et naturlig ansvar for å få utarbeidet maler og veiledninger for arkivplaner. Arbeidet bør fortrinnsvis skje i samarbeid med representanter for en del arkivskapende organer.
Elektronisk arkivplan
Nordreisa kommune bruker elektronisk arkivplan. Dette verktøyet er med å bedre oversikten og oppdateringene som skjer i arkivplanen. (det er full versjonskontroll i arkivplanen).
Arkivplan.no er en tjeneste levert av selskapet Arkivplan.no AS. Tjenesten er utviklet i tett samarbeid med de Kommunale arkivinstitusjonene . Utviklingsprosjektet har vært støttet av ABM-Utvikling. Bakgrunnen for prosjektet Arkivplan.no er at overgangen til elektronisk saksbehandling øker behovet for en arkivplan som blir brukt, og som til enhver tid er oppdatert.
Tekniske data
Arkivplan.no er en webbasert applikasjon der all redigering og publisering av innhold gjøres over Internett. Applikasjonen bygger på publiseringsverktøyet eZ Publish som er et av de aller mest robuste publiseringsverktøyene på markedet.
Dette sikrer:
- Relasjonslagret sentralisert informasjon.
- Tilgang "over alt".
- Tilgangskontroll på brukernivå.
- Enkel spredning av tilgang.
- Enkel integrasjon mot andre systemer.
- Knytning mot nettsider/intranet.
Teknisk drift
Arkivplan.no driftes på egne servere i egen serverpark. Dette sikrer høy oppetid og god linjekapasitet. Dette sparer også IT-avdelingen i den respektive kommune eller statlig etat for arbeid. Alt som behøves er at arkivansvarlige får brukernavn og passord til sitt område på arkivplan.no serveren.
Integrasjon mot etatens Intranett
Det vil i mange tilfeller være interessant å linke presentasjonen av arkivplanen til etatens Intranett. Dette lar seg gjøre på flere måter:
- Enkel: URL-linker på Intranettsidene til etatens område på arkivplan.no
- Avansert: XML-feed fra etatens område på arkivplan.no til etatens intranett.
Ellinor Evensen, sak- og arkivleder 16.06.2016
Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Nordreisa kommune.
Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:
Formål og målsetting
Formål med arkivplanen Nordreisa kommune for perioden fra og med 01.04.2017 Planen er vedtatt av rådmannen 31.03.2017
Sagt av Riksarkivaren:
"Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov."
Fra Riksarkivarens forord til årsmelding for arkivverket 1996.
Hovedformålet
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Nordreisa kommune
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Nordreisa kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlige organ plikter å ha arkiv, og de skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid."
Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.
Sekundært formål
Det sekundære formålet er å tilgjengelig gjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne.
Forskrift om offentlege arkiv:
§ 2.2 Arkivplan
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivplanarbeidet
Det betyr at planen skal være:
1. Beskrivende
Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.
2. Retningsgivende
Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etterhvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).
Arkivet skal helst fungere godt, og arkivarbeidet bør være så kostnadeseffektivt og rasjonelt som mulig.
Målsettinger
a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.
c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.
Nordreisa kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.
Arkivets funksjoner
Primærfunksjon
Arkiv blir skapt som hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne, som har daglig bruk for arkivdokumentene til saksbehandling, oppfølging, kontroll, grunnlag for beslutninger og andre formål. Dette kaller vi den primære funksjonen til arkivene.
Å etablere et arkiv som dekker virksomhetens informasjonsbehov og samtidig dekker kravet til dokumentasjon av forvaltningens handlinger, ligger innenfor det som er den primære funksjonen til arkiv. Det ligger i arkivforskriften at organet har krav til å tjene hensynet til funksjonalitet og effektiv oppgaveløsning i forvaltningen.
Til primærfunksjonene ligger forskjellige faser i arkivdokumentenes livssyklus:
Aktivt arkiv eller arkivdanningsfasen, hvor dokumentene er til behandling eller annen aktiv bruk hos arkivskaper
Bortsettingsarkiv, hvor dokumentene brukes mer sporadisk eller minimalt og er tatt ut av dagligarkivet.
Sekundærfunksjon
Ønsker om å bevare for kulturhistorisk formål og forskning, gjør at arkivet får en annen bruksverdi/ dokumentasjonsverdi, dvs. en sekundærfunksjon.
Arkivets formål er også å dekke de juridiske behovene for organet og rettslige krav for innbyggerne.
Etter at arkivene har gått ut av administrativ bruk, kan en del av arkivdokumentene få rettslig eller historisk verdi. Dette kan være materiale som dokumenterer forvaltningens saksbehandling i pasient-, klient- eller elevforhold eller som inneholder lokalhistoriske kilder som ikke finnes andre steder. Den enkelte arkivskaper handler på vegne av kommunen, og skal ta derfor vare på rettslig og historisk dokumentasjon som kommunen kan få bruk for. Dette er det vi kaller den sekundære funksjonen til arkivene.
Fasen for sekundærfunksjoner i arkivdokumentenes livssyklus og ligger hovedsaklig i gjenbruk av materiale som er utgått fra daglig saksbehandling og overført til fjernarkiv eller depot.
Det kan likevel være at en sekundærfunksjon opptrer i aktivt arkiv. Rettslige eller saksbehandlingsmessige forhold (søksmål og ankesaker) kan opptre i arkivdanningsfasen (perioden for aktivt arkiv). Den første saken vil da selv opptre og inneha en primærfunksjon i saksbehandlingen samtidig som f.eks. behandlings måten av saken er gjenstand for behandling. Dvs. at hovedsaken er sekundær i forhold til f.eks. en klagesak som har en primær funksjon.
En annen sekundærfunksjon er at saksbehandler kan bruke en sak som eksempel for saksbehandling av andre saker av lik karakter, dvs. arkivet har fått en funksjon som kunnskapslager og som virksomhetens minne.
