Valg av depotordning

Nordreisa kommune har med hjemmel i arkivforskriftens § 5-1 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, valgt å bruke IKAT som arkivdepot for eldre og avsluttet arkiv. Ordningen omfatter både papirbasert og elektronisk arkivmateriale, og innebærer blant annet at det meste av kommunens arkivmateriale fra før 1980 vil bli oppbevart hos, og betjent av, IKAT i Tromsø.

Både forvaltningen selv og publikum har tilgang til materialet i tråd med gjeldene bestemmelser om innsynrett, taushetsplikt og gradering.

Vedtak om overføring av depotoppgaver 

Kommunen har med hjemmel i arkivforskriftens § 5-1 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, gjort vedtak om overføring av depotoppgaver til Interkommunalt arkiv Troms (IKAT).

Kommunens oppgaver

 Kommunen skal sørge for at:

• eldre papirbasert arkiv fra alle kommunale enheter blir avlevert til Interkommunalt arkiv Troms når de er 25-30 år gamle. PPT egen avtale om avlevering hvert 5. år.
• avsluttet arkiv etter nedlagte enheter blir avlevert straks, med mindre arkivet kan overføres til en annen kommunal enhet som overtar ansvarsområdet.
• arkiv som skal avleveres er behandlet i samsvar med arkivforskriftens § 5-4 - enten av kommunen selv eller av IKAT.
• personregistermateriale blir avlevert i tråd med tidligere inngått avtale.
• det utpekes en instans som står ansvarlig for å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i administrasjonen og/eller av publikum, og for å støtte IKAT i formidlingsarbeidet
• private arkivskapere fra kommunen inkluderes i ordningen etter samråd med IKAT, og avtale om overtakelse om eiendomsrett er inngått (i de tilfeller det er mulig).

Arkivdepotets oppgaver

 IKAT skal sørge for at:

• kommunen får nødvendig veiledning før overføring av arkivmaterialet.
• det avleverte arkivmaterialet oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens §§ 4-1 - 4-9.
• det finnes oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand.
• arkivmateriale som er skadet blir sikret særskilt, i påvente av konservering og/eller reparasjon.
• forespørsler om bruk og utlån ekspederes i tråd med utlånsregler fastsatt i kommunens arkivplan.
• avlevert arkivmateriale blir tilgjengliggjort for publikum på IKATs (statsarkivets) lesesal i tråd med gjeldende regelverk om offentlighet, innsynsrett og personvern.
• oversikt over tilgjengeliggjort materiale publiseres via Internett og trykte publikasjoner.
• aktiv formidling blir vektlagt, og at det søkes om prosjektmidler til formidlingstiltak rettet mot et differensiert publikum.
• det gjennomføres tiltak som fremmer bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver i kommunen