Papirbaserte elevmapper: Fram til og med skoleåret 2008/2009 var alle elevmappene papirbasert og oppbevart på hver enkelt skole. I tillegg kan det finnes elevmapper for elever med «spes.ped» arkivert på Rådhuset da vedtak om spesialpedagogiske tiltak ble behandlet av ansatte i rådmannens stab.

Elevmapper på samme elev kan derfor finnes både i avlevert elevarkiv fra skolene og fra elevarkiv med spesped. I tillegg kan skolene ha «gamle elevmapper» liggende som skal bli avlevert i egne serier.

Elektroniske elevmapper: Fra og med skoleåret 2009/2010 er alle elevmapper elektroniske i ePhorte. Det er 1 mappe pr elev hvor alt som angår eleven skal være journalført.

For elever som allerede hadde papirbasert elevmappe før ePhorte ble tatt i bruk vil de ha den papirbaserte mappa helt til de går ut av ungdomsskolen. Men det er viktig å passe på at alle dokumenter datert senere enn ca 1. august 2009 skal være i ePhorte og ikke i papirmappa. Papirmappa avleveres i en samlet serie fra hver ungdomsskolen når 10. klasse er ferdig.