Arkiv i krisetid

I en krisetilstand er det spesielt viktig med gode dokumentasjonsrutiner. De avgjørelser som nå blir tatt vil kunne få stor betydning for enkeltpersoner, Verdal kommune, og Verdalssamfunnet. Vi må regne med at de avgjørelsene som tas nå kan bli ettergått, både når krisen skal evalueres, og for å lære av situasjonene (lærende organisasjons). For å kunne gjøre det, er det avgjørende at dokumentasjonen som skapes fanges opp og blir tatt vare på. Arkivets funksjoner må opprettholdes også i krisetid.

1. Vi må ha god oversikt over kommunikasjons-/samhandlingskanalene Verdal kommune bruker. Ikke alle kanaler er nødvendigvis egnet til å ta vare på dokumentasjon. Viktig å få kontroll på de løsningene som brukes, og den dokumentasjonen som skapes her.

· Teams

· Beredskapssystemet, CIM

· Facebook

· SMS

· E-post

· Twitter

· Onedrive/Shairpoint

· Video-/Lydopptak

2. Vi skal ha en plan for arkivering av dokumentasjon fra «nye» kommunikasjons-/samhandlingskanaler.

Kommunen benytter samhandlingsløsninger som ikke har en integrasjon til ePhorte. Det skal utarbeides en plan for å få overført dokumentasjonen på andre måter. Dette kan være manuell utskrift og scanning, eller skjermbilder. Lyd og video må lagres i aksepterte formater, og arkivere dem for ettertiden. Avklar med IKT/Evry om det er mulig å knytte disse formatene til ePhorte.

3. Kriseledelsen

De avgjørelsene som tas av kriseledelsen skal dokumenteres. Dette er viktig av hensyn til rettsikkerhet og offentlighet. Det skal være mulig å ettergå/kontrollere de beslutningene som er tatt.

4. Det er bedre å arkivere for mye enn for lite. Vi skal ha fokus på arkiv, selv om det er mye annet som skjer i krisetid. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap trekker frem viktigheten av arkivering i sin oversikt over «Samfunnets kritiske funksjoner».

5. Ansatte skal informeres om rutiner for arkivering.

Plan for arkivering i krisetid

Vi skal ha god oversikt over kommunikasjons/samhandlingskanalene Verdal kommune bruker. Ikke alle kanaler er nødvendigvis egnet til å ta vare på dokumentasjon. Vi skal ha kontroll på de løsningene som brukes, og den kommunikasjonen som skapes her.

Hva som er god nok dokumentasjon vil alltid være en vurderingssak, og skal vurderes av saksbehandler – gjerne i samråd med arkiv.

Teams

Teams forenkler informasjonsflyten og er nyttig som samhandlingsverktøy. Vi skal fortsatt arkivere dokumenter av betydning for saken i ePhorte. Hver enkelt er ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir arkiver.

Løses: Manuell utskrift og skannes inn i ePhorte.

Beredskapssystemet CIM

Helhetlig styringssystem for sikkerhet og beredskap. Ved avsluttet krise skal beredskapskoordinator opprette en egen sak (Beredskapslogger) for hendelsen i ePhorte, og overfører loggfilen som et dokument i saken. Det kan også være nødvendig å ta ut annen relevant dokumentasjon fra hendelsen for å sikre best mulig oversikt over situasjonen både internt og eksternt.

Facebook

Vi besvarer spørsmålene når vi får dem, fortrinnsvis innenfor kommunens åpningstid. Noen ganger kan vi ikke svare umiddelbart, da informeres det om at vi kommer tilbake med et svar så fort som mulig. Hvis vi mottar spørsmål som er en del av en saksbehandlingsprosess, spørsmål som omhandler personlige forhold eller på annen måte ikke hører hjemme på Facebook – opplyser vi om dette og forteller hvordan personen skal gå frem for å få spørsmålet sitt besvart.

Løses: Ta skjermbilde av kommunikasjonen med kommentarer og lagre skjermdump. Ved å trykke vis kommentarer vil også alle kommentarer bli med.

SMS

Dersom denne er viktig som dokumentasjon må SMS ivaretas.

Løses: Ta skjermbilde og send som vedlegg i e-post, dokumentet lastes inn i saken.

E-post

Arkiver dokumenter relatert til hendelsen i ePhorte journalføres fortløpende. Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir arkivert.

Løses: Overfør fra e-post til ePhorte ved hjelp av «ePhorteknappen i outlook».

Twitter

Håndteres på samme måte som Facebook.

Onedrive/Shairpoint

Absolutt ingen kommunale dokumenter skal ligge lagret på personlige områder i Onedrive.

Løses: Last opp i ePhorte, fil fra disk.

Video/Lydopptak

Når lyd- og videofiler skal arkiveres i ePhorte, skal disse konverteres til .avi eller .mp4 format og lastes opp i ePhorte