Alle saksdokumenter skal journalføres! All inn og utgående korrespondanse i Verdal kommune skal bli arkivert og journalført i samsvar med regelverket. Post inn:
- All inngående post skal snarlig til arkivtjenesten, som er ansvarlig for behandling av all post. Arkivverdig e-post skal saksbehandler selv importere til ePhorte. UNNTAK: Inngående post til fagsystemene.
- Saksbehandling skal ikke utføres før journalføring!
- Personlig adressert post (fra alle kanaler) som kommer dirkete til saksbehandler: Er det et arkivverdig saksdokument som skal journalføres? Kontakt arkivet ved tvil!
- Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle restanser i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.
- Postlisten danner grunnlaget for hva som fremkommer på offentlig journal. Det er derfor viktig at journal-opplysninger og dokumenter offentlighetsvurderes så snart det mottas.
- All post som mottas i Altinn, er arkivverdig post (med unntak av sykemeldinger, som ikke skal føres i ePhorte). All arkivverdig post skal føres i ePhorte.
Post ut:
- Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i ePhorte.
- Saksbehandler har ansvaret for at utgående brev, interne notat, utredninger og saksfremlegg til politisk behandling blir produsert i ePhorte.
- Ønsker saksbehandler å opprette nytt prosjekt kontaktes arkivet for opprettelse. Arkiv og saksbehandler har ansvar for at dokumenter i prosjektet påføres prosjektkode.
Avslutning av saker:Saksbehandler markerer saken med «marker som ferdig» når egne saker skal avsluttes. Dette gjelder også personalmapper, elevmapper og barnehagemapper. Saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov. Er du usikker? Kontakt Arkiv! arkiv@verdal.kommune.no Liv Elsa Leirvik Indahl tlf. 477 97 207 Unni Karlgård tlf. 477 99 698 |
