Formålet med å utarbeide skriveregler og registreringsregler i ePhorte er å få en ensartet registrering som er avgjørende med tanke på gjenfinning av dokument.

Registreringene i ePhorte danner utgangspunkt for den offentlige journalen(postlisten). Det er viktig for innsynsretten at opplysningene om saker, journalposter og dokumenter beskriver innholdet på en god måte, slik at allmennheten og parter i saken kan få kunnskap om hva som skjer i forvaltningen og identifisere dokumenter som det er interesse for å be om innsyn i.

Kun dem med tjenstlige behov skal ha tilgang til taushetsbelagte opplysninger og disse skal skjermes etter retningslinjer.