Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

Leder

1

Det er leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger de ulike brukergrupper skal ha til dokumentet.

Saksbehandler

2

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter med følsomme opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen, og kontrollere at disse er påført riktig hjemmel for unntatt offentlighet.

Arkiv

3

Dokumenter som inneholder opplysninger som skal skjermes registreres med koden UO (= Unntatt Offentlighet) i sak/arkivsystemets postjournal. I tillegg registreres hvilke opplysninger om saken som skal være avskjermet i rapporten Offentlig journal, samt hvilke paragrafer i lovverket som begrenser innsynsretten.

4

Registrerer evt. tilgangsgruppe dersom dette er aktuelt etter instruksjon fra leder (jfr. steg 1).

Eksempler på opplysningstyper som det ofte knytter seg unntagelse fra offentlighet til:

• Personopplysninger
• Kontrakter/avtaler
• Innkjøp/anbud
• Konkurser
• Sivil og militær beredskap

Registrerer paragraf for unntagelse fra offentlighet i skjermbildet for dokumentopplysninger i sak/arkivsystemets postjournalmodul.