Overordna arkivansvar

i følgje §6 i Lov om arkiv(arkivlova) pliktar alle offentlege organ, som Samnanger kommune, å ha arkiv. Desse sakl vera ordna og innrette slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Rådmannen har i følgje kommunelova §23, og forskrift om offentlege arkiv §1 2.ledd det overordna ansvaret for kommune sine arkiv og dokumentforvaltning, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er ellers fastsett i Forskrift om offentlege arkiv. Rådmannen ser til at arkivarbeidet vert tatt med i kommunen sin internkontroll jf. arkivforskrifta §4.

Det øvste politiske organet, kommunestyret, har styringsansvar med mynde til å fastsetja økonomiske rammer for kommunen sitt arkiv- og dokumentasjonsarbeid. 

I Samnanger kommune har rådmannen delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar/ leiar sørvissenter. Leiarar for dei ulike administrative einingane i kommunen som fungerar som eigne arkivskaparar, har fått delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege. 

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar/ leiar sørvissenter er kommunen sin arkivfaglege rådgjevar, og har fått delegert det overordna ansvaret for drift og vedlikehald av kommunen sine arkiv. Dette gjeld både kommunen sine elektroniske arkiv og papirarkiv. Rådmannen har delegert fagansvaret for alle arkiv- og fagsystem knytta til sørvissenteret, og skal vera med i alle anskaffelseprosesser når kommunen kjøper nye fagsystem. Leiar sørvissenter har fullmakt til, og skal føre tilsyn og kontroll  i samband med dokumentasjonsforvaltning i heile kommunen. Leiar sørvissenter rapporterer til rådmann.

I arkivfaglege spørsmål er arkivleiar overordna andre tilsette i kommunen og har full instruksjonsmynde i høve til arkivrelaterte spørsmål og problemstillingar. Inn under dette kjem mynde til å beordre utarbeiding og oppfølging av arkivrutinar der dette er naudsynt. Arkivleiar kan delegere si mynde heilt eller delvis til andre tilsette i Sørvissenteret. 

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Arkivleiar har rett og plikt til:

1. Å rapportere til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggja dram framlegg til tiltak som skal heva kvaliteten på arkivarbeidet i kommunen. 
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å føra tilsyn med dei ulike sektorane/ einingane/ avdelingane at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldande reglar i arkivplanen. 
4. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å halda arkivplanen oppdatert eller gjera endringar i planen. 
7. Å verta tatt med i råd når kommunen skal velja nye sak/ arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap eller omorganisering som har innverknad på arkivarbeidet. 
8. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH).

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I Samnanger kommunen er det fastsett at arkivarbeidet i hovudsak skal utførast av Sørvissenteret. Denne avdelinga har hovudansvaret for sak/arkivsystemet som kommunen bruker Acos Websak. Arkivleiar er superbrukar i Websak. 

Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar i Samnanger.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen.

Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter §18 arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Samnanger kommune har arkivdepot hos Interkommunalt arkiv i Hordaland. Samnanger har avtalar med IKAH og det er laga planar for framtidig deponering. 

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

1. Oppbevara og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til 1986.
2. Rettleia i arbeidet med utarbeiding og revisjon av arkivplan.
3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
8. Gjera arkivkatalogar tilgjengeleg på internett. 
9. Gjera arkiva tilgjengelege for bruk og gje informasjon og rettleiing til publikum. 

Einingsleiarar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det daglege ansvaret for dokumentasjonsforvaltning i si eining. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eigne system, og at rutiner for dokumentasjonsforvaltning i eininga vert følgt. Ved avvik skal leiar rapportere til leiarsørvissenter. Leiar har plikt til å bruke dei verktøy og system som kommunen har innført, og skal sørgje for at tilsette i eigen eining også gjer det. 

Leiarane skal utarbeida rutiner i fellesskap med sørvissenteret, for å sikre at kommunen føl lovkrava som er satt for bevaring av dokumentasjon av dei ulike funksjonane som organisasjonen utfører. Leiar sørvissenter har mynde til å føra tilsyn, kontroll og rettleiing ved dette arbeidet, og setje krav og rettleiing i tråd med gjeldane lov og forskrifter. Einingsleiar har ansvar for å kontrollere rutinene for eininga i fellesskap med leiarsørvissenter. Avvik skal rapporterast til næraste administrativ leiar og rådmann.

Osterøy kommune er vertskommune for IKT Nordhordland (IKTNH), og har difor arkivansvar jfr. kap. 20 i kommunelova. IKTNH skal følgje same rutiner og retningslinjer som andre einingar i Osterøy.
IKTNH har ansvar for kommunen sine IKT tenester og rapporter til rådmann og rådmannsgruppa. 

Ved oppretting av Interkommunale selskap og kommunale foretak skal rådmann sørgje for at dokumentasjon vert løyst på ein god måte. Dokumentasjonskrava skal tydleggjerast  i avtalen mellom kommunen og selskapet. I avtalen skal det gå fram kvar arkivet skal deponerast.