Offentlege organ skal til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfatar og korleis det er organisert (Riksarkivarens forskrift §1-1). I Samnanger kommune er dette ansvaret delegert til arkivleiar/ leiar Sørvissenter.
Arkivplanen skal også vise kva instruksar/ rutinar, reglar, planar m.m. som gjeld for arkivarbeidet i organet. Rutinar som gjeld dei enkelte einingane skal utarbeidast av einingane sjølve med arkivleiar som rådgjevar. Det er viktig at einingane får eit bevist forhald til innhaldet i dei ulike rutinene. 

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrift ligg til grunn for retningslinene, og er ein del av kommunen sitt internkontrollsystem (Forskrift om offentlege arkiv §4).

Arkivplanen skal sikre at Samnanger kommune ivaretar arkivansvaret i tråd med arkivlova §6:
«Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.»
 
 

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• Det vert gjort ei omfattande omorganisering i kommunen.   
• Eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel.
• Det blir teke i bruk ny arkivnøkkel.
• Eit tenesteområde tar i bruk eit nytt dataverktøy for lagring av informasjon.
• Tenesteområde, styre eller utval vert lagt ned eller nye vert oppretta. 
• Det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegeringsreglement.
• Kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar som kan ha følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk. Arkivleiar har rett til å uttale seg om desse endringane og kva følgjer desse kan få for arkivet.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen.

Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast. via e-post: postmottak@samnanger.kommune.no