Stjørdal kommune er definert som et organ med en journalenhet.
Stjørdal kommune har i sin ePhorte database også definert Stjørdal kulturutvikling A/S som et eget organ med egen journalenhet.

I forbindelse med interkommunale samarbeid på noen fagområder har Stjørdal kommune arkivansvar for:

• Sekretariatet for Værnesregionen - Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker, Malvik og Frosta inngår i samarbeidet. Dokumenter registreres i ePhorte.
• Værnesregionen Lønn og regnskap – Kommunene Stjørdal, Malvik, Tydal og Selbu inngår i samarbeidet, inkl. sokn, kirkelig fellesråd, menighetsråd og interkommunalt arkiv Trøndelag. Dokumenter registreres i unique lønn/regnskap og dokumentasjon avleveres til sentralt arkiv i Stjørdal kommune. Dokumenter vedr driften registreres i ePhorte.
• Værnesregionen Innkjøp – Kommunene Stjørdal, Malvik, Tydal og Selbu inngår i samarbeidet, inkl. sokn, kirkelig fellesråd, menighetsråd og interkommunalt arkiv Trøndelag. Dokumenter registreres i unique lønn/regnskap og dokumentasjon avleveres til sentralt arkiv i Stjørdal kommune. Dokumenter vedr driften registreres i ePhorte.
• Værnesregionen IKT - Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet. Dokumenter registreres i ePhorte.
• Værnesregionen Barnevernstjeneste – Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet. Dokumenter vedr. klienter registreres i Familia og fra 1.10.2013 er det innført elektronisk arkiv. Dokumenter vedr driften av Barnevernstjenesten registreres i ePhorte.
• Værnesregionen PPT – Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet. Dokumenter vedr. klienter registreres i PPT Flyt og fra 1.8.2017 er det innført elektronisk arkiv. Dokumenter vedr driften av PPT registreres i ePhorte.
• Værnesregionen Helse - Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal og Meråker inngår i samarbeidet. VR Helse har inngått forpliktende samarbeid på VR DMS, VR Legevakt og , VR Forvaltningskontor og VR Frisklivssentral. Dokumenter vedr klienter registreres i Profil og avleverer papirarkiv til sentralt arkiv. Dokumenter vedr driften, samt klagesaker registreres i ePhorte.
• NAV Værnes – Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet. Dokumenter vedr. klienter registreres i Velferd og fra 1.1.2016 er det innført elektronisk arkiv. Dokumenter vedr driften av NAV sosialtjenesten registreres i ePhorte.

I forbindelse med interkommunale samarbeid på noen fagområder har Stjørdal kommune overført arkivansvar for:

• Værnesregionen skatt – Kommunene Stjørdal, Malvik, Tydal, Frosta, Selbu og Meråker inngår i samarbeidet. Malvik kommune har arkivansvaret.
• Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag - Kommunene Agdenes, Frosta, Hemne, Malvik, Meldal, Melhus, Meråker, Midtre Gauldal, Oppdal, Orkdal, Rennebu, Selbu, Skaun, Stjørdal og Tydal har opprettet en felles arbeidsgiverkontroll. Malvik kommune har arkivansvaret.
• Personvernombud i Værnesregionen - I perioden 1.6.2012 - 1.8.2015 - Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngikk i samarbeidet. Tydal kommune hadde arkivansvaret.

Stjørdal kommune har  Noark godkjente arkivkjerner:

Ncore - som arkiverer dokumentasjon fra Ephorte.
Visma Samhandling Arkiv Værnesregionen som arkiverer dokumentasjon fra Familia og Velferd.
Visma Samhandling Arkiv Stjørdal som arkiverer dokumentasjon fra HsPro.
Documaster som arkiverer skannet eiendomsarkiv.

Stjørdal kommune innført ePhorte web 8.5.2008, og emnearkiv, eiendomsarkiv, planarkiv, prosjektarkiv kommunale bygg og Vann/Avløp og flyktningearkivet ble da elektroniske arkivdeler.
1.8.2010 ble det innført elektronisk elevarkiv og mapper for barn i barnehage.
1.6.2012 ble det innført elektronisk arkiv for prosjektarkiv VA.
1.10.2013 ble det innført elektronisk arkiv for personalsaker.
1.10.2013 ble det innført elektronisk arkiv for VR Barnevernstjeneste og Familia arkiverer i Visma Samhandling Arkiv.
1.1.2016 ble det innført elektronisk arkiv for VR NAV Sosialtjenesten og Visma arkiverer i Visma Samhandling Arkiv.
1.1.2017 ble det innført elektronisk arkiv for Stjørdal helsestasjon og HsPro arkiverer i Visma Samhandling Arkiv.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.
Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen.
Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.

Rev. 9.2.2017 - Nina