Restansekontroll inngående dokumenter:

I hht forvaltningsloven har vi 4 ukers frist til å besvare inngående henvendelser.

Det er enhetsleders ansvar å påse at alle saksbehandlerne besvarer/avskriver sine mottatte henvendelser.

I Ephorte har ledere mulighet for kontroll av enhetens restanser under "ledersøk".
Her finner dere:

• "Saker under behandling" - Alle saker som er registrert på en saksbehandler i "din" enhet.
• "Dokumenter under behandling" - Alle dokumenter som saksbehandlerne har startet på og ikke ferdigstilt i "din" enhet.
• "Restanser" - Alle inngående dokumenter som ikke er besvart i "din" enhet.
• "Post til min enhet" - Alle inngående dokumenter i "din" enhet.
• "Post fra min enhet" - Alle utgående dokumenter fra enheten i "din" enhet.

Det er viktig at alle minst en gang pr dag logger seg på ePhorte for å sjekke dagens post.

I ”gamle” dager sjekket vi posthyllen, men nå er posthyllen ePhorte – Søket ”Mine restanser”.

Noen av de restansene som ikke er avskrevet er nok allerede besvart, men svaret er ikke riktig knyttet sammen med den inngående journalposten. 

Brukerveiledning:

Restansekontroll utgående dokumenter:

Det er viktig å ferdigstille utgående brev og det er flere ting som skjer når du ferdigstiller en journalpost.

• Dokumentet forsvinner fra søket ”mine konsepter”
• Restanser avskrives (Om det utgående er besvart som svar på inngående)
• Evt. kopimottakere vil få dokumentene i sine søk i Ephorte.
• Journalposten går til sentralt arkiv for kvalitetskontroll og journalføring
• Når journalposten så blir journalført av arkivet blir den tilgjengelig for publikum på postlisten

For de registreringer som er feilregistrert, eller ikke er/skal sendes ut, må dere varsle arkivtjenesten – postmottak@stjordal.kommune.no – slik at de får slettet registreringen.

Brukerveiledning ferdigstillelse / send lenke/melding til arkivet om sletting:

Alle mapper som tilhører de historiske basene må leveres til arkivering så snart som mulig.

 Rev. 10.2.2017 - Nina