Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.

Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen.
Arkivleder er faglig overordnet arkivtjenesten.

Postmottak:

Postmottak papirpost:
- Kommunens postmottak er lokalisert til Sentralt arkiv.
- Inngående post leveres av Posten hverdager ca. kl. 08:00.
- Sentralt arkiv tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag ca. kl. 08:00.
- Post som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og
 sakspost leveres sentralt arkiv for registrering.

Postmottak elektronisk post – E-post:
- Sentralt arkiv har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak –
 postmottak@stjordal.kommune.no.
- Telefaxer til kommunen blir mottatt som en e-post i kommunens elektroniske postmottak.
- E-post og telefax skal behandles på lik linje som annen post.
- Registrert eller videresendt e-post overføres til mappen «Ferdigbehandlet» og oppbevares en tid.
- E-post som mottas av saksbehandler og har arkivmessig verdi er saksbehandlers ansvar for å
 registrere i riktig sak i sak/arkivsystemet.

Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Sentralt arkiv har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i importsentralen i Sak/arkivsystemet.
Søknad og endring av plass i barnehage, samt søknad, endring og oppsigelse i SFO er full elektroniske skjema som automatisk registreres på riktig sak i tillegg til i fagsystemet.

Postmottak digital post – KS FIKS:
Sentralt arkiv har ansvaret for mottak av digital post mottatt i Altinn for rollen Post/arkiv.

KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn benyttes for innkommet post.

Dokumenter som kommer til kommunen via KS FIKS mottas i en fordelingssak i Ephorte.
Journalposter flyttes til riktig sak om dokumentet skal saksbehandles i Ephorte.
Skal ikke journalposten saksbehandles i Ephorte skrives den ut eller lagres på enhetens lagringsområde i hht egne rutiner.

Grovsortering papirpost:

Informasjonspost (aviser og reklame) legges direkte til mottaker

Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.
Rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.

Følgende post legges direkte til mottaker uten å åpnes:

Privat adressert post:
Post adressert direkte til privatperson - Dvs post hvor personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn sorteres ut og leveres adressaten uåpnet.
Unntaket fra dette er post stilet til mottakere innen lukkede system og som gjelder klientforhold (barnevern, sosialtjeneste/Nav og pleie- og omsorg).

Dette er privat adressert post:
Nina Fossbakken, Stjørdal kommune
Nina Fossbakken, arkivleder Stjørdal kommune
Dette er kommunal post som blir åpnet:
Stjørdal kommune v/Nina Fossbakken
Arkivleder Stjørdal kommune

Post som gjelder fagsystemer i lukkede systemer:
Post som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold – Eks. PPT, Barnevern m.fl.) sendes uåpnet til aktuelle etater for åpning og registrering.
Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.

Unntatt post til Flyktningetjenesten og voksenopplæringen.
Post som gjelder klienter eller elever skal skannes i sentralt arkiv til hhv Visma Velferd flyktning og Visma Velferd Vosenopplæring.

Post til følgende enheter skal leveres direkte:
Lønn og regnskap
Fagforeninger
Revisjon
Kantina
Kirkekontoret
Skatt/kemner – Malvik kommune
Fakturaer til fakturamottak – Tydal kommune

All annen post adressert til Stjørdal kommune, uavhengig av etater, går til sentralt arkiv for åpning, arkivvurdering og registrering.

Ved åpning av posten skal arkivaren se etter at:
- forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg m.m.
- forsendelsen er uskadd
Uregelmessigheter noteres på dokumentet, og avsender skal underrettes.

Dokumentene som er arkivverdig og skal registreres skal stemples med mottattdato.

Post levert direkte til etat/saksbehandler eller til feil etat/saksbehandler:
Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten leveres snarest mulig til arkivet for registrering. OBS! Før saksbehandling starter.

Feilsendt post som allerede er journalført i sak/arkivsystemet:
Mottakende saksbehandler er ansvarlig for at feilregistrert post i Sak/arkivsystemet blir overført til riktig etat/saksbehandler.

Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.

Behandling av gradert materiale:

Konfidensiell post - post som inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet i følge offentlighetsloven - skal stemples med eget stempel merket Unntatt offentlighet før skanning. Stemplet skal være rødt.

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.

Arkivet stempler post som antas unntatt offentlighet, og registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.
Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sak/arkivsystemet.

Tenk meroffentlighet!

Rev 10.10.2017 - Nina