Rådmannen har ansvar for at saker er forsvarlig utredet , jfr. kommuneloven § 23 nr.2 :
”Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig uredet, og at vedtak blir iverksatt”.

Alle saker til politisk behandling skal godkjennes av enhetsleder, etatsjef og rådmann. 
Saker fremmet fra rådmannens stab godkjennes kun av rådmann.

Dvs at etatssjef og rådmann skal elektronisk godkjenne saksfremlegg i Ephorte.

På Innsida - Kvalitetssida er rutiner vedr. politisk utvalgsbehandling registrert.

Ephorte skal brukes for skriving av saker til politisk behandling!

Alle saker skal registreres i tilhørende sak og meldes opp til de forskjellige utvalgene.Det er saksbehandlers ansvar å gradere saker og vedlegg å påføre tilgangskode.Tenk meroffentlighet. 
Utvalgsdokumenter blir publisert i sin helhet og da er det viktig at tilgangskode blir påført slik at dokumenter u.off. ikke blir tilgjengelig på nettet. Det er ikke lov å publisere fødselsnr 11 siffer, personnr 5 siste siffer eller nummer med tilsvarende funksjon f.eks Buf-nr. Vedlegg til politiske saksfremlegg som inneholder dette må sladdes før de skannes inn i Ephorte. Møtesekretær setter de forskjellige referat- og saksfremleggene opp på sakslisten og produserer møteinnkallingene. Derfor må frister som blir satt for oversendelse av saksfremlegg til gjennomlesing og godkjenning til etatssjef og videre til rådmannen overholdes. Tilleggssaker skal i utgangspunktet unngås, likeså fremlegging av saker direkte i møte.
Dette skal være unntakene! Innkallingene blir så tilgjengelig for nedlasting på Ipad for politikerne. Ingen møtedokumenter sendes ut på papir lengre!