Øvre Eiker kommune er definert  som ett organ etter forskrift for offentlig arkiv § 1

Arkivtjenesten i Øvre Eiker kommune er organisert som en felles sentral arkivtjeneste som skal dokumentere politisk og administrativ saksbehandling i kommunen.
Sentralarkivet fungerer som en arkivskaper med en felles postjournal og ett felles elektronisk saksarkiv for hele kommunen.

Alle utenom to av kommunens fagsystem har også elektronisk arkiv.

Unntakene er:

Elevarkivet til voksenopplæringen. Dette gjelder den administrative delen av elevmappene, all saksbehandling er fullelektronisk og ligger i ePhorte

Brukermappene til Familiesenteret - det som ligger i fagsystemet CGM helsestasjon, altså pasientjournalen.

Sentralarkivet journalfører all post i det generelle sak/arkivsystemet ePhorte og i Profil som er fagsystemet til helse- og omsorgsseksjonen.

All post åpnes ved sentralarkivet og det som skal journalføres i andre fagsystem sendes til avdelingene for skanning og journalføring.

Dette gjelder post til

• Barnevertjenesten
• PPT
• Helsestasjonen
• NAV-kommune

Det organisatoriske ansvaret for klientarkivene ligger hos kommunalsjef. For de seksjonene som har virksomhetsledere ligger ansvaret hos virksomhetsleder.

Kommunen skal ha en arkivplan som gjelder for hele kommuneadministrasjonen