Arkivplan

Arkivplanen gir bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene

Arkivplanen skal sikre at Austevolll kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

 Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
  

•  ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
•  det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
•  ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
•  kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
•  det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
•  det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
•  kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
   

 Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel

•  det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
   

 Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Rådmannen oppmodar alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.