Sentralarkiv/servicekontor har ansvar for å:

• motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
• kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
• kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
• kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
• betjene utlån frå arkiv/depot
• arkivering
• journalføre eigenproduserte dokument
• frankere utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å;

• Levere eller overføre personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring
• Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
• Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
• All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Familia, Profil, Visma velferd, Visma enterprise, Visma PPI o.l.)
• Avskrive inngående og interne dokument som er handsama
• Levere fysiske originalar til sentralarkivet av alle avtalar, dokument til elevarkiv og personalarkiv i WebSak. I tillegg til og frå Profil og Familia.
• Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. Sjå rutiner for sakshandsamar og leiar.
• Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama

Leiar har ansvar for å;

• gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar.
• gjennomføre offentleghetsvurdering.
• sjå til at restanselister vert følgd opp.
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.

Det viste elementet har ingen underelementer.

For meir informasjon sjå Rutinar - Daglege rutinar - Postrutinar sentralarkiv - Prosedyre og rutinar for dokumenthandtering for arkiv, sakshandsamarar og leiarar.