Austevoll kommune skal framstå likt i sine malar.
Dette notatet er meint som ei rettleiing i korleis Austevoll kommune sine skrivne og trykte produkt skal framtre når det gjeld språk, redigering og utsjånad.
Ei einskapleg linje når det gjeld det skrivne ord og dokument gjev korrekt og tiltalande inntrykk på mottakarane.
Dei retningslinjer som vert sett skal følgjast. Då medverkar du til å gje våre brev og det skrivne dokument ei einskapleg utsjånad og til å gjera kontorarbeidet lettare for oss alle.

Det skrivne ord er ein viktig del av vårt ansikt utad. 
Den som mottek ei skriftleg henvending frå kommunen, anten i form av eit brev, ein epost, ei brosjyre eller eit anna dokument, dannar seg ei oppfatning av kommunen på dette grunnlag. 
Difor er det nødvendig med like skrivereglar for kommunetilsette.  Det kan hjelpe oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilde av ein kommune som er korrekt og konsekvent i sin kontakt med omverda.

Signatur e-post:
Alle ansatte i Austevoll kommune skal ha ei e-postsignatur som inneheld:

1. Fullt namn
2. Stillingtittel
3. Kontaktinformasjon telefon og e-postadresse
4. Kommunelogo 
5. Tekst nedst: Eg gjer merksam på at dette ikkje er ei privat e-postadresse; både inngåande og utgåande e-post vert vurdert for journalføring i kommunen sitt sak- og arkivsystem

Fråversmeldingar i epost, skal innehalda informasjon om:

Layout / utfylling av registreringsbilde og bruk av tekstbehandlar i saksbehandlarsystemet WebSak.

Alle registreringsbilde skal  fyllast ut med stor forbokstav og små bokstaver i tekst, og vert overført likt til mal i Microsoft Word.

Skrifttypar.

Alle registreringsbilde og malar i WebSak har førehandsdefinerte skrifttype og storleik.  Desse skal ikkje endrast.
Skrifttype Times New Roman og font 12 skal nyttast i Austevoll kommune

Korleis skal ein sakstittel i Websak leggast inn

• Sakstittel skal beskriva saksinnhaldet så godt som råd
• Kvar og kva er hovudregel - Der det ikkje er naturleg med kvar, skriv en kun kva saka gjeld
• Ved saker som er unnateke offentlegheit skal tittelen vera nøytral, det vil seie at tittelen ikkje skal gjenspegla opplysningar som ikkje er offentlege.
• Sakstittel 1 skal ikkje innehalde namn
• Sakstittel 2 kan nyttast til namn

Spesielle reglar for oppretting av arkivsak i ulike arkivdelar

Døme på arkivsaker i arkivdel SAK (sakarkiv):

Selbjørn skule - Branntilsyn

Austevoll kommune - Arkivtilsyn

Korleis skal ein journalpost/dokumenttittel i Websak leggjast inn

Dokumenttittel skal i korte trekk skildra brevinnhaldet, og skal skrivast med stor forbokstav og små bokstavar.

Her følgjer same prinsipp som sakstittel kvar – kva, men skal beskrive brevet sitt innhald.

Døme:

Søknad om tilskot til barneteater

Tilbakemelding frå branntilsyn 12.04.08

Alle avsendarar og mottakarar skal registrerast inn slik namnet er.

Namneformat døme: Petter Olsen

Firmanamn skal skrivast inn slik som det er.

Døme: Acos AS

Att: Skal skrivast i feltet att.

Døme: Petter Olsen

Journalpostar på byggesaker skal alltid byrje med det same som sakstittelen.
Døme: Gnr. 43 bnr. 0202 Storebø. ........ 

Vedlegg:

Skal ha ein kort eigen tittel som beskriver vedlegg.

Hovudregel på forkorting:

Bruk ikkje forkortingar når det ikkje er nødvendig.

Forkort aldri om det kan medføre tvil eller mistyding.

Forkortingar som kan brukast:

adr.- adresse
m.a. - mellom anna, mellom andre
bnr. - bruksnummer
ca - cirka
cm - centimeter
d.d. - dags dato
dm - desimeter
d.m. - denne månad
d.s. - det/den/de same
då. - dette år
edb/EDB - elektronisk databehandling
døme - eksempel, eksemplar
e.l. - eller liknande
etc. - et cetera, og så videra
t.d. - til dømes
f.o.m. - frå og med
f.t. - for tida
f.å. - førre år
gnr. - gardsnummer
inkl. - inklusiv
jnr. - journalnummer
kr - krone(er)
lnr. - løpenummer
m - meter
mfl. - med fleire
m.m. - med meir
mv. - med vidare
nr. - nummer
off. - offentleg, offisiell
o.l. - og liknande
osv. - og så vidare
ref. - referanse, referert
sign. - signatur, signert
tlf. - telefon
t.o.m. - til og med
vedk. - vedkjem
Jf. - jamfør

Kode politiske partiar/grupper

Ap - Arbeidarpartiet

H – Høgre

Sv – Sosialistisk venstreparti

Sp – Senterpartiet

Krf – Kristelig folkeparti

Frp - Framstegspartiet