Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Austevoll kommune. Målet er at alle som handterer dokument, skal kunne finne informasjon om kva retningslinjer som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk.

Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når:

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar.
• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel.
• det vert teke i bruk ny arkivnøkkel.
• ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon.
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta.
• det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval .
• det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement.
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.

Arkivleiar avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

• det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel .
• det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon.

Arkivplan vert oppdatert jamnleg. Det vert sendt ut melding til berørte partar straks ein revisjon/korrigering er utført.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast.

Kommunens arkivleiar Liv Janne Klepsvik vil ha det daglege ansvar for å følgje opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle verksemder i kommunen.

Arkivleiar Liv Janne Klepsvik har  telefon 55081135 eller e-post postmottak@austevoll.kommune.no