Arkivplan for Meland kommune

Om arkivplanen

Arkivplanen gir bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Meland kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

 Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
 

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
•  kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
   

Arkivleiar avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
•  det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
   

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har det overordna arkivansvaret, jfr. Kommunelova § 23. Som rådmann i Meland kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.
 

Martin W. Kulild
Rådmann