Bevarings- og kassasjonsplan gjeld alle papirarkiv og elektronisk arkiv skapt i perioden 1964 til 2019 i Meland kommune.
I samband med kommunesamanslåing vart prosjektet kartlegging, effektivisering og digitalisering i Fjell, Sund og Øygarden kommunar satt i drift 1. februar 2017. Fase 2 i prosjektet var utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan. Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) hadde gjennom handlingplan for perioden 2017 forplikta seg til å utarbeida framlegg til bevaring og kassasjonsbestemmelser. Arbeidet er omfattande og ressurskrevjande. For å løyse bestillinga frå eigarkommunane vart IKAH med i prosjektet fase 2 for Fjell, Sund og Øygarden kommunar.
Arbeidet med BK-plan byrja oktober 2017 og vart ferdigstilt februar 2018. Prosjektgruppa tok stilling til kva sakstypar/dokument som skal meirbevarast og sette kassasjonsfristar for dei sakstypar/ dokument som ikkje skal bevarast. (Gjennomgang av all saksbehandling i kommunen.) Prosjektgruppa valde å hovudsakleg å berre bevaringsvurdera dokument som normalt vil vere innom arkivtenesta til bevaringsvurdering. Prosjektgruppa har ikkje med dokument som for eksempel skjema for PH- måling i symjebasseng. Dette er dokument med svært kortvarig verdi.
BK-plan følgjer funksjonsinndeling frå bevarings- og kassasjonsreglane, og er ikkje knytt opp til kven som utfører oppgåva, men kartlegg korleis ei oppgåve/funksjon vert dokumentert. Dokumentasjonen er arkivobjektet som vert BK-vurdert. BK-planen kan slik nyttast av fleire kommunar. Lovtekst er referert på bokmål, elles er planen på nynorsk.
I arbeide med planen har prosjektgruppa sett til liknande arbeid som har vorte gjort ved IKA Rogaland og IKA Opplandene. Prosjektgruppa har og sett til Samdok-rapporten «Metodikk for bevaring av kommunale fagystem» for dokumenttypar i pleie- og omsorgssektoren.
BK- planen er ein del av kommunen sin arkivplan, og er eit eit levande dokument. Funksjonar/ oppgåver er i stadig endring og utvikling, og det vil vere behov for å oppdatere BK-planen jamnleg.
Sjå Meland kommune sin BK- plan:
