Meland kommune er eitt organ jfr. Forskrift om offentlege arkiv § 1-1.
Arkivtenesta i Meland kommune er organisert med eit felles postmottak og sentralarkiv (administrativt) for alle 13 tenesteområda i kommunen, lokalisert på rådmannskontoret i rådhuset på Frekhaug. Jfr. administrativt organisasjonskart.
Meland kommune har felles elektronisk saksarkiv for alle tenesteområda som er knytt til Web-sak Fokus. Meland kommune praktiserer periodisering, som føl kommunestyreperiodane.
Sjå administrativt organisasjonskart:
Frå 28.01.2014 vart det innført fullelektronisk arkiv for følgjande arkivdelar:
- Sak, personal, møte, GBNR, plansaker, startlån, eigedomsskatt, avtalar, barnearkiv, elevarkiv, vaksenopplæring.
Arkivleiar og dokumentsenteret skal kvalitetssikre det fullelektronisk arkivet etter gjeldande lovar og forskrifter for offentleg forvaltning og fullelektronisk arkiv.
Nye arkivdelar er oppretta som følgjer:
Arkivdel AK er oppretta for Alver frå november 2017.
Arkivdel VIG er oppretta for Borgarleg Vigsel frå 01.01.2018.
Arkivdel MKS for Meland kulturskule er oppretta frå mars 2018.
Arkivdel SV for Sambandet Vest er oppretta frå 20.06.2018, jfr. vedtak i kommunestyre 044/2018 av 20.06.2018.
Arkiv for Sambandet Vest, overlevert frå Askøy kommune sommaren 2018, er plassert i fjernarkiv. Dagleg arkiv er fullelektronisk og inngår i kommunen sitt sak-/arkivsystem, som eigen arkivdel. (SV)
Personarkiv:
Fagarkiv for NAV, pleie og omsorg, barneverntenesta (fram til 31.12.2018) og kulturskulen er papirbaserte sjølv om det vert brukt ulike fagsystem i sakshandsaminga og til arkivering. Desse fagsystema har ikkje godkjent arkivkjerne, eller siste versjon av godkjent arkivkjerne for fullelektronisk arkivering, og er å sjå på som papirarkiv ut 2019, fram til etablering av Alver kommune.
Arkivleiar skal gje råd og rettleiing til tenesteområda med papirarkiv, som skal kvalitetssikre både arkivet i det elektroniske fagsystemet og papirarkivet, etter gjeldande lover og forskrifter.
Meland barnevernteneste blir frå 01.01.2019 slått saman med Lindås og Radøy barnevernteneste, med eige postmottak for post til barneverntenesta, i Knarvik. Radøy er vertskommune fram til etablering av Alver kommune 01.01.2020 og er postmottak for administrativ post til barneverntenesta. Barneverntenesta blir frå same tidspunkt fullelektronisk. Det er utarbeidd eigne rutinar for nytt postmottak og arkiv som er å finne i Radøy kommune sin arkivplan.
Postmottak for psykisk helse og rusteneste og ergo- og fysioterapitenesta som tidlegare vart journalført av barneverntenesta, blir då delt h.h.v mellom psykisk helse- og rusteneste og pleie- og omsorg.
Fagarkiv for PPT gjekk frå papirarkiv til fullelektronisk arkiv frå januar 2018 ved overgang til Visma Flyt PPT. Felles postmottak er postmottak for Visma Flyt PPT. Visma Flyt PPT sin arkivkjerne (VSA), er godkjent og er lokal i "sikker sone" hjå Iktnh.
Flyktningetenesta er organisert under NAV og har fram til juni 2018 vore organisert med eige postmottak i NAV. Papirarkivet som gjeld flyktning er fram til dette arkivert i papir i eige omslag i klientarkivet. Flyktningetenesta nyttar fagprogrammet Visma Flyktning, som i juni 2018 vart fullelektronisk då det vart kopla til godkjent arkivkjerne VSA. Denne er lokal i "sikker sone" hjå Iktnh. Postmottak for Visma Flyktning vart samstundes flytta til felles postmottak i kommunen.
Vaksenopplæring er organisert under Meland ungdomsskule med ei arbeidsfordeling mellom Meland ungdomsskule og Nav. Frå skuleåret 2018/2019 overtar Lindås vaksenopplæring ansvar for å gjere vedtak for Meland sine flyktningar, etter opplæringslova kapittel 4a og introduksjonslova i høve tildeling av norsk og samfunnsfag. Postmottak for slike søknader er Lindås kommune. Meland har tilgang til databasen Meland sine elevar via fagprogrammet Visma Flyktning.
Sampro er verktøy for tverrfagleg samhandling og utarbeiding av IP (Individuell Plan - helse og omsorg) og IOP (Indiviuell Opplæringsplan - skule). Sampro vart i juni 2018 kopla til Visma sin arkivkjerne for Sampro, som ligg i "skyen." IP og IOP har kvar sin arkivdel i arkivkjernen VSA. Samhandling, samtykke, planar, dokument og meldingar vert arkivert i arkivkjernen. IP skal journalførast i fagprogrammet CosDoc for helse og omsorg og IOP skal journalførast i elevmappe i Websak Fokus.
