Arkivplanen gjev bindande rettningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal sikre at Meland kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel
- det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
- eit tenesteområde tar i bruk eit nytt dataverktøy for lagring av informasjon
- tenesteområde blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivleiar avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med mogelege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
