§ 4-13 Helse og omsorg1) Innledende bestemmelser a) Denne forskriften fastsetter ikke bevaringsbestemmelser for pasient- og journalopplysninger. Alle pasient- og journalopplysninger skal bevares inntil det foreligger en egen forskrift om slike opplysninger i spesialisthelsetjenesten. Når bestemmelsene om pasientopplysninger i spesialisthelsetjenesten foreligger vil dette kapittelet bli oppdatert. b) Med pasient- og journalopplysninger menes dokumentasjon som er skapt om enkeltindivider av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp og som reguleres av bestemmelsene her. Merknad: For alle oppgaver under Helse og omsorg er pasient- og journalopplysninger holdt utenom i påvente av eget bevarings- og kassasjonsvedtak for opplysningene. Inntil vedtak foreligger gjelder at pasient- og journalopplysninger skal bevares. 2) Folkehelse, tannhelse, helsestasjon og skolehelsetjeneste Følgende skal bevares: a) Fylkeskommunens og kommunens planer, avtaler og ordninger for folkehelsearbeidet, helsestasjon, svangerskaps- og barselomsorgstjeneste, skolehelsetjeneste og tannhelsetjeneste, inkludert samarbeids- og beredskapsarbeid for disse tjenestene b) Oppgaver innen forebyggende barne- og ungdomsarbeid, inkludert tjenestetilbud, planer, rapporter og evalueringer c) Oversikter over helsetilstand og folkehelseutfordringer d) Saker om miljørettet helsevern e) Tilsyn med egne tjenestesteder, inkludert pålegg og godkjenning f) Årsmeldinger, årsrapporter, lokale forskrifter for tjenestestedene g) Prosjekter i kommunen og fylkeskommunen samt ved tjenestestedene h) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter - For individbaserte opplysninger om vaksiner gjelder følgende: - Opplysninger om vaksiner som er meldt til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK) kan kasseres i kommunen og fylkeskommunen. Merknad: Fylkeskommunen og kommunen har store oppgaver når det gjelder folkehelsearbeid. Planer, avtaler og ordninger skal bevares. Oppgaver innen forebyggende barne- og ungdomsarbeid skal bevares. Fylkeskommunen har ansvar for å ha oversikt over helsetilstand og folkehelseutfordringer i fylket. Slike oversikter er viktig å bevare fordi de danner grunnlag for arbeidet med fylkeskommunens planstrategi, men de er også nyttig for andre kunnskapsbaserte tiltak. Fra hver helsestasjon bevares årsmelding og årsrapport. Dokumentasjon av enkeltprosjekter i kommune og ved tjenestestedene skal bevares dersom de ikke er dokumentert andre steder. Alt som dokumenteres om enkeltindivider som mottar tjenester fra helsestasjon, skolehelsetjeneste og tannhelsetjeneste skal vurderes i eget prosjekt. Eksempler på sakstyper som kan kasseres:
- Opplysninger om vaksiner som er meldt til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK) kan kasseres i kommunen og fylkeskommunen.
Kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og for øvrig foreta arkivbegrensning. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: I henhold til eldre retningslinjer skulle saker fra jordmortjenesten bevares. Når det gjaldt saker om legemidler skulle prinsipielle saker bevares mens rutinemessige saker skulle kasseres. Det samme gjaldt saker om forebyggende helsetiltak. Fra tannhelsetjenesten skulle det tas utvalg av journalene etter fødselsdato, der pasientjournalene etter personer født 1., 11. og 21. i hver måned skulle bevares. Fra skolehelsetjeneste nevnes pasientjournaler lik som helsekort. Helsekort fra personer født 1., 11. og 21. i hver måned skulle bevares. Det samme gjaldt helsekort fra helsestasjonstjenesten. Når det gjaldt vaksinasjoner var de ikke spesifisert nærmere enn til at rutinemessige enkeltsaker skulle kasseres. 3) Fastlegeordningen Følgende skal bevares: a) Planer for og organisering av fastlegeordningen b) Kommunens avtaler med fastlegene. Merknad: Kommunens ansvar for allmennlegetilbud ble fra 1.6.2001 organisert som fastlegeordning. Denne dokumentasjonen skal bevares. HELFO forvalter ordningen, mens ansvaret for å inngå avtaler med legene påhviler den enkelte kommune. Dokumentasjonen av dette skal bevares. Kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og foreta arkivbegrensning inntil vedtak om bevaring og kassasjon av pasientopplysninger foreligger. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: I eldre bestemmelser skulle saker vedrørende kommunal legetjeneste bevares. Plan over egen kommunes ordninger skulle bevares. På dette området er det ingen endring fra tidligere retningslinjer. 4) Akuttmedisinsk beredskap utenom sykehus Følgende skal bevares: a) Saker vedrørende organiseringen av legevaktsordningen i den enkelte kommune, herunder saker vedrørende etablering og nedleggelse av legevakt b) Rutiner og prosedyrer for prioritering mellom pasienter og oppfølging av pasienter med ulike skader og sykdommer c) Rutiner og prosedyrer for samhandling og kommunikasjon mellom de akuttmedisinske tjenester, herunder akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, legevaktssentral og sykehus d) Dokumentering av rutiner og prosedyrer for medisinsk nødmeldetjeneste, jf. kap. 2 i forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester e) Evaluering av legevaktsordningen og tjenestetilbudet. Merknad: Akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus er definert etter forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus som medisinsk nødmeldetjeneste, kommunal legevaktordning og ambulansetjenesten. Kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og foreta arkivbegrensning inntil vedtak om bevaring og kassasjon av pasientopplysinger foreligger. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Akuttmedisinsk beredskap er ikke nevnt spesielt. Under saker om annen lege- og helsetjeneste skulle saker av generell/prinsipiell art bevares. Det fantes egen kode for akuttberedskap ved bedriftene der forebyggende tiltak skulle bevares. 5) Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon Følgende skal bevares: a) Kommunens planer og prosjekter for helsetjenestene, inkludert helseberedskapsplan b) Tjenestestedenes årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter og veiledninger c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning. Merknad: Dokumentasjon av planer og prosjekter for helsetjenestene skal bevares. Kommunen har blant annet ansvar for å utarbeide beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste i samsvar med helseberedskapsloven. Planen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. Kommuner, fylkeskommuner, regionale helseforetak og staten skal utarbeide en beredskapsplan for helse- og omsorgstjenester og sosialtjenester de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for. Beredskapsplanen skal omfatte tjenester som etter lov eller avtale utøves av private virksomheter som en del av de respektive tjenester. Fra hvert enkelt tjenestested skal det blant annet bevares årsmeldinger. Om enkeltindivider skal det bevares saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning. Det skal fattes vedtak om bevaring og kassasjon av pasientopplysninger. Inntil slikt vedtak foreligger oppfordres kommunen og fylkeskommunen til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og for øvrig foreta arkivbegrensning. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Ved sykehus skulle alle pasientjournaler bevares i henhold til tidligere retningslinjer. I tillegg skulle registre og saker av generell/prinsipiell art bevares ved alle helseinstitusjoner. Fra sykehjem skulle det tas utvalg av pasientjournaler/-mapper for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned. Det samme gjaldt daghjem for fysisk og psykisk funksjonshemmede. Saker om helseforhold for fysisk og psykisk funksjonshemmede utenfor institusjon skulle bevares der sakene var generelle/prinsipielle. For fysisk og psykisk funksjonshemmede utenfor institusjon skulle mappen bevares hele personens levetid for alle klienter. Deretter skulle det tas utvalg for personer født 1., 11. og 21. i hver måned. Saker fra fødehjem skulle bevares. Fra bad og andre helseinstitusjoner skulle registre og saker av generell/prinsipiell art bevares. Saker uten prinsipiell betydning vedrørende helsesøsterordningen kunne kasseres. Klientmapper fra hjemmesykepleien kunne kasseres med unntak av utvalg for personer som var født 1., 11. og 21. i hver måned. 6) Rusomsorgen Følgende skal bevares: a) Årsrapporter, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser og veiledninger b) Prosjekter som ikke dokumenteres andre steder c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning - Behandlingsopplegg for den enkelte klient. Merknad: Fra hver rusomsorgstjeneste skal rapporter og meldinger, samt rutinebeskrivelser og veiledninger bevares. Der tjenestestedet har ansvar for prosjekter skal dokumentasjon av slike bevares, så fremt dokumentasjonen av prosjektene ikke er tilstrekkelig bevart i årsmelding og rapport. Rettighetsperspektivet er styrket også her, ved at saker som kan danne grunnlag for erstatning skal bevares. Kommunen skal kunne dokumentere at enkeltindivider har søkt og mottatt lovpålagte tjenester i henhold til helse- og omsorgsloven med forskrifter. Kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og foreta arkivbegrensning inntil vedtak om bevaring og kassasjon foreligger. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Rusomsorg er ikke nevnt særskilt i tidligere retningslinjer. Tjenester rettet mot rusavhengige inngikk antakelig i det som ble kalt helse- og sosialoppgaver i og utenfor institusjon. 7) Overgrepsmottak og krisesentre Følgende skal bevares: a) Kommunens organisering av overgrepsmottak og krisesentre b) Årsplaner, årsmeldinger, referater fra fagmøter, prosjekter og opplæringstiltak ved senteret c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Opphold ved overgrepsmottak og krisesenter - Hjelpetiltak ved krisesenter Merknad: Kommunen har ansvar etter helse- og omsorgstjenesteloven å sørge for nødvendig helsetjeneste for alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen. Det følger av dette at kommunen må ha et faglig forsvarlig tilbud til de som har vært utsatt for seksuelle overgrep eller vold i nære relasjoner eller trusler om dette. Overgrepsmottak, herunder incestsenter og krisesenter er eksempler på slike tilbud. Krisesenter tilbyr veiledning, støtte og et midlertidig botilbud tilpasset den enkelte bruker. Forskriften krever bevaring av opplysninger så fremt slike har nedfelt seg som dokumentasjon. Det gjelder hvem som var på overgrepsmottak eller krisesenter, på hvilket tidspunkt samt hjelpetiltak ved krisesenteret. Datatilsynet gir konsesjoner for behandling av personopplysninger. Eventuelt vilkår om sletting i konsesjoner til krisesentre vil måtte gå foran kravet om bevaring i bestemmelsen her. Langtidsbevaring av opplysningene fra overgrepsmottak og krisesentre kan begrunnes ut fra to hensyn. Det ene er å dokumentere i hvilken grad kommunen har oppfylt sine plikter. Det andre hensynet er den besøkendes rettigheter. Dersom for eksempel en tidligere besøkende ved et krisesenter skal møte i en rettssak mot sin tidligere partner noen år etter besøket på krisesenteret, skal vedkommende kunne få dokumentert at vedkommende har oppsøkt hjelp for seg og eventuelle barn. Barn som har bodd på krisesenter kan ha et selvstendig behov for å dokumentere opphold. Det er så langt ikke identifisert sakstyper som kan kasseres, men kommunen bes komme med forslag, gjerne i samarbeid med andre kommuner. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Regelverket fra 1986 tilsa bevaring av alle saker knyttet til mishandling, ekteskapsoppløsning samt samboere og rettssamfunnet. 8) Skjenkebevilling Følgende skal bevares: a) Kommunens handlingsplan for alkohol og rus samt lokale forskrifter og retningslinjer for skjenkebevilling og salgsbevilling b) Kommunens rutiner for kontroll med skjenke- og serveringssteder samt saker som gjelder inndragning av skjenkebevilling c) Vitnemål fra etablererprøven og kunnskapsprøven skal bevares i kommunen hvor prøven er avlagt. Merknad: I følge regelverket skal ”kommunens handlingsplan for alkohol og rus samt lokale forskrifter og retningslinjer for skjenkebevilling og salgsbevilling” bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken, slik som strategien, retningslinjene, handlingsplanen. Hele saken må bevares for at kommunens eller fylkeskommunens prioriteringer og vurderinger på området skal dokumenteres for ettertiden. Det samme gjelder for kommunens rutiner for kontroll med skjenke- og serveringssteder. Alle saker som gjelder inndragning av skjenkebevilling skal bevares. Når det gjelder vitnemål fra etablererprøven og kunnskapsprøven er det tilstrekkelig å bevare selve vitnemålet. Eksempler på sakstyper som kan kasseres:
- Ambulerende skjenkebevilling: Lukket enkeltarrangement
- Ambulerende skjenkebevilling: Åpent enkeltarrangement
- Serverings- og skjenkebevilling: Utvidelse av åpnings- og skjenketid
- Serverings- og skjenkebevilling: Uteservering
- Serverings- og skjenkebevilling: Eierskifte
- Serverings- og skjenkebevilling: Ny skjenkebevilling
- Serverings- og skjenkebevilling: Utvidelse av skjenkebevilling
Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: I følge de kommunale retningslinjene fra 1987 kunne enkeltsaker vedrørende skjenkebevillinger kasseres etter 5 år. De fylkeskommunale retningslinjene omtaler naturlig nok ikke skjenkebevillinger. |
